Poradenství a software pro lékaře

Jednodušší práce s daty díky custom integraci Daktely a HubSpotu

Info pro lékaře je česká společnost zaměřující se na ekonomické poradenství a software pro lékaře a zdravotníky. Na trhu působí již více než deset let a nabízí širokou škálu služeb – od ekonomického řízení ordinací až po odborné semináře.

Ústředním produktem společnosti je PURObot, nástroj pro přehledné sledování výkonů a orientaci v úhradových vyhláškách.

Přečíst studii nahlas hlas prohlížeče

Klient: Info pro lékaře
Obor: Poradenství a software pro lékaře
Služba: Custom integrace
Stav: V produkci
Technologie: DaktelaHubSpot CRM

Shrnutí

Info pro lékaře potřebovalo automaticky přenášet data z Daktely do HubSpotu, ale dostupné integrační nástroje nebyly vhodné ani finančně efektivní. Navrhli jsme jednosměrnou custom integraci s mapou dat, logováním a dokumentací. Ruční přepisování odpadlo a data jsou konzistentní.

Po zhodnocení složitosti, nákladů a údržby jsme zvolili jednosměrnou integraci.
Mapovací tabulka určila standardní a vlastní properties v HubSpotu.
Řešení s dokumentací nasadil do produkce IT tým klienta s naší podporou.

Proces

Jak to fungovalo dřív a jak teď

Daktela Data vznikají v Daktele Data vznikají v Daktele
Přenos Ruční přepisování údajů Integrace přenese data automaticky
HubSpot Záznamy doplňované ručně Záznamy se vytvoří nebo aktualizují

DříveÚdaje z Daktely se do HubSpotu dostávaly ruční prací a hotové integrační nástroje klientovi nevyhovovaly.

NyníData z Daktely se podle mapovací tabulky automaticky zapisují do HubSpotu, přenos hlídá logování a hlášení chyb.

Výzva

Klient potřeboval spolehlivě propojit systém Daktela s HubSpotem, aby se klíčová data přenášela automaticky a bez manuální práce. Dostupné integrační nástroje však nebyly vhodné ani finančně efektivní, takže bylo nutné navrhnout custom řešení na míru.

Bylo potřeba:

Propojit Daktela → HubSpot formou jednosměrné integrace
Sjednotit datové struktury a vytvořit přesnou mapu přenášených údajů
Zajistit bezpečný a stabilní přenos dat
Odstranit manuální přepisování informací
Podpořit další digitalizaci a automatizaci procesů klienta

Řešení

Postup krok za krokem

Definice rozsahu integrace

Na začátku jsme společně s klientem upřesnili jejich potřeby a rozhodli, zda je potřeba obousměrná synchronizace, nebo postačí jednosměrný přenos dat z Daktely do HubSpotu. Po zhodnocení složitosti, nákladů a budoucí údržby jsme se společně rozhodli pro jednosměrnou integraci.

Zároveň jsme diskutovali, zda realizaci může zajistit přímo tým Daktely, ale klient se nakonec rozhodl pro řešení z naší strany díky našim zkušenostem s HubSpotem.
Sjednocení dat a tvorba mapovací tabulky

S klientem jsme prošli všechny datové body, které mají být do HubSpotu přenášeny, a definovali jsme jejich podobu v cílovém systému. Identifikovali jsme, které standardní HubSpot properties lze použít, a kde je potřeba vytvořit vlastní pole. Výsledkem byla přehledná mapovací tabulka, která sloužila jako jednoznačný podklad pro vývoj i kontrolu správnosti dat.
Vývoj, testování a ukázka integrace

Na základě schválené mapy dat jsme vyvinuli integrační logiku a nastavili bezpečnou komunikaci mezi Daktelou a HubSpotem. Součástí řešení bylo také logování a základní hlášení chyb pro snadnější dohled.

Jakmile byla funkční verze připravena, vytvořili jsme demo s ukázkovými daty a klientovi krok po kroku představili, jak se záznamy v HubSpotu vytvářejí či aktualizují. Klient poskytl zpětnou vazbu, podle které jsme doladili detaily.
Předání řešení a nasazení IT týmu

Po finalizaci integrace jsme připravili technickou dokumentaci včetně popisu procesu, integrační logiky a doporučení pro dlouhodobou správu. Řešení jsme předali IT týmu klienta, který ho s naší podporou nasadil do produkčního prostředí. Po ověření stability a funkčnosti jsme s klientem otevřeli diskusi o dalších možnostech spolupráce, na které nyní mohou nejen díky nové integraci navázat.

Výsledek

Integraci mezi Daktelou a HubSpotem jsme úspěšně dokončili a nastavili tak, aby byla stabilní, spolehlivá a snadno udržitelná pro interní IT tým klienta. Nové řešení zjednodušilo práci s daty, odstranilo manuální úkony a vytvořilo pevný základ pro další digitalizaci procesů.

Automatický přenos dat
Stabilní jednosměrná integrace
Méně chyb díky konzistentním datům
Přehledná datová struktura
Úspora času týmu
Příprava na další rozvoj

Reference jiného klienta

Forecom nám pomohl s komplexním přechodem z Marketo na HubSpot, včetně integrace se Salesforce a mnoha dalšími nástroji pro prodej a marketing. Byli skvělým partnerem během počátečního procesu a nadále poskytují vynikající služby při řízení každodenních obchodních aktivit a vždy byli velmi flexibilní, dodávali včas a podle požadavků.

Ondrej Maca, Director, IT & RevOps Infrastructure, GoodData

Závěr

Na projektu spolupracoval náš digitalizační specialista, HubSpot konzultant a projektový manažer. Od začátku šlo o velmi otevřenou a konstruktivní spolupráci, díky které jsme mohli dodat řešení přesně podle potřeb klienta – rychle, přehledně a bez zbytečných komplikací.

Jednalo se o náš první společný projekt a jeho úspěch položil základ pro další spolupráci. Těší nás, že jsme klientovi pomohli zjednodušit práci s klíčovými daty a umožnili mu soustředit se na to nejdůležitější.

Časté otázky

Jak propojit Daktelu s HubSpotem?

Pro Info pro lékaře jsme postavili custom integraci, protože dostupné nástroje nebyly vhodné ani finančně efektivní. Data se přenášejí jednosměrně z Daktely do HubSpotu, kde se záznamy automaticky vytvářejí nebo aktualizují.

Je lepší jednosměrná, nebo obousměrná integrace Daktely a HubSpotu?

Záleží na potřebách. S Info pro lékaře jsme zhodnotili složitost, náklady a budoucí údržbu a společně zvolili jednosměrný přenos z Daktely do HubSpotu, který jejich potřeby pokryl.

Co připravit před vývojem integrace s HubSpotem?

Klíčová je mapa dat. U Info pro lékaře jsme prošli všechny přenášené údaje, určili, které standardní HubSpot properties použít a kde vytvořit vlastní pole, a výsledná mapovací tabulka sloužila jako podklad pro vývoj i kontrolu dat.