Marketingová analytika a atribuce

Sloučení dvou HubSpot portálů do jednoho bez přerušení obchodu

ROIVenue je česká platforma pro marketingovou analytiku a atribuci. Po vstupu do skupiny ScanmarQED používala HubSpot na samostatném předplatném, odděleně od mateřské firmy.

Přečíst studii nahlas hlas prohlížeče

Klient: ROIVenue
Obor: Marketingová analytika a atribuce
Služba: Sloučení HubSpot portálů
Týmy: Obchod, marketing, produkt
Doba dodání: Zhruba 1,5 týdne
Stav: Dokončeno v listopadu 2023
Technologie: HubSpot

2 → 1HubSpot portály sloučené do jednoho

~250vlastností zmapovaných a převedených

1,5 týdneod začátku po přechod týmu

Shrnutí

ROIVenue se po vstupu do skupiny ScanmarQED potřebovala přesunout do HubSpotu mateřské firmy dřív, než vyprší její předplatné. Za zhruba týden a půl jsme převedli data, formuláře, workflow i pipeline a tým přešel ze dne na den bez dopadu na práci.

Audit a mapování zdrojového portálu schválené klientem.
Vlastnost vlastníka záznamu drží data obou firem oddělená.
Nové kódy formulářů a tokeny pro integraci produktu.

Proces

Jak to fungovalo dřív a jak teď

Portály Dva samostatné HubSpoty Jeden společný HubSpot
Data Ve dvou oddělených portálech Vlastník záznamu u každého objektu
Workflow Ve zdrojovém portálu Převedená s novými spouštěči
Produkt Napojený na starý portál Nové tokeny a kódy formulářů

DříveObě firmy pracovaly ve dvou samostatných HubSpot portálech.

NyníTým pracuje v jednom společném portálu a data obou firem zůstávají rozlišená.

Výzva

ROIVenue se potřebovala přesunout do HubSpotu mateřské firmy dřív, než vyprší její vlastní předplatné, a na to zbývaly necelé dva týdny. Oba portály se denně používaly, produkt ROIVenue čerpal data z HubSpotu a tým si nemohl dovolit výpadek v obchodu ani v marketingu.

Cíle projektu:

Přenést kontakty a firmy i s historií tak, aby bylo jasné, která data patří které firmě.
Přenést obchody a obě pipeline a zapracovat je do struktury a fází životního cyklu mateřské firmy.
Převést workflow a formuláře bez ztráty funkčnosti.
Nechat tým pracovat ve starém portálu až do posledního dne.

Řešení

Postup krok za krokem

Audit a mapování zdrojového portálu

Provedli jsme audit portálu ROIVenue a zmapovali zhruba 250 vlastností, aktivní formuláře, workflow a pipeline obchodů, každou oblast v tabulce, kterou klient schválil dřív, než se cokoli přesunulo.
Nejdřív struktura, potom data

V cílovém portálu jsme vytvořili datovou strukturu a pak převedli kontakty, firmy, obchody a formuláře i s hodnotami vlastností. Vlastníky záznamů jsme přemapovali na uživatele cílového portálu.
Pravidla, která drží data oddělená

Nová vlastnost „vlastník záznamu“ označuje každý formulář, kontakt, firmu a obchod ROIVenue a převedená workflow ji používají ve spouštěčích. Obchody jsme roztřídili podle pravidel klienta: aktivní přešly do obchodní pipeline do správné fáze, rané leady zůstaly jako kontakty se správnou fází životního cyklu.
Workflow, formuláře a napojení produktu

Workflow a chatboty jsme znovu postavili v cílovém portálu a pro IT a produktový tým ROIVenue připravili nové kódy formulářů a tokeny HubSpotu, včetně schůzky ke změněným ID v integraci produktu.
Přechod

Tým používal původní HubSpot do posledního dne před migrací a od dalšího dne pracoval ve společném portálu.

Výsledek

ROIVenue se přesunula do společného HubSpotu dřív, než vypršelo předplatné, s neporušenými daty, automatizacemi i pipeline a bez přerušení práce týmu.

2 portály v 1Jeden společný HubSpot pro obě firmy.
Zhruba 250 vlastnostíZmapovaných a převedených.
Zhruba 1,5 týdneOd začátku po přechod.
Přechod ze dne na denBez dopadu na každodenní práci.

Závěr

Po akvizici se často musí dva HubSpot portály spojit v jeden a pod časovým tlakem. ROIVenue ukazuje, že s pečlivým auditem, mapováním schváleným klientem a jasnými pravidly pro oddělení dat může přechod proběhnout ze dne na den.

Časté otázky

Jak sloučit dva HubSpot portály do jednoho?

U ROIVenue jsme nejdřív zmapovali vlastnosti, formuláře, workflow a pipeline zdrojového portálu a nechali mapování schválit. Pak jsme vytvořili strukturu v cílovém portálu a převedli záznamy i s hodnotami vlastností.

Jak oddělit data dvou firem v jednom HubSpotu?

Pro ROIVenue jsme zavedli vlastnost vlastníka záznamu, která označuje formuláře, kontakty, firmy a obchody. Převedená workflow ji používají ve spouštěčích, takže data zůstávají rozlišená.

Jak dlouho trvá migrace mezi HubSpot portály?

ROIVenue měla na přechod necelé dva týdny před koncem předplatného. Migrace trvala zhruba týden a půl a tým přešel do nového portálu ze dne na den.

Další případové studie

Všechny případové studie →

Sloučení dvou HubSpot portálů do jednoho bez přerušení obchodu

Shrnutí

Jak to fungovalo dřív a jak teď

Výzva

Postup krok za krokem

Audit a mapování zdrojového portálu

Nejdřív struktura, potom data

Pravidla, která drží data oddělená

Workflow, formuláře a napojení produktu

Přechod

Výsledek

Závěr

Časté otázky

Další případové studie

Spojte se s námi