Holdingová skupina

Budování prodejního systému s pokročilým reportingem pro předpovídání tržeb

ACS Holding je dynamicky rostoucí skupina, která doposud spravovala své obchodní aktivity decentralizovaně. Po nedávném zúžení personálních kapacit vyvstala silná potřeba sjednotit obchodní procesy pod jednu střechu, s hlavním cílem maximálně automatizovat operativu, zajistit naprostou transparentnost a přesně reportovat výsledky investorům.

Přečíst studii nahlas hlas prohlížeče

Klient: ACS Holding
Obor: Holdingová skupina
Služba: Implementace HubSpot Sales Hub
Týmy: Obchod, management
Stav: Předáno klientovi s dokumentací
Technologie: HubSpot Sales Hub Professional

Shrnutí

ACS Holding měl obchod roztříštěný mezi Excel, e-maily a Monday.com a potřeboval spolehlivý forecast pro investory. Zavedli jsme HubSpot Sales Hub Professional s pipeline podle RFQ, automatickým logováním aktivit a forecastem ve čtyřech vrstvách na dashboardech v reálném čase.

Princip „Adoption before Perfection“: nejdřív sjednocené procesy, pak automatizace.
Každá poptávka (RFQ) je jedna obchodní příležitost, povinná pole hlídají úplnost dat.
E-maily, hovory a schůzky se logují automaticky ke kontaktům a firmám.

Proces

Jak to fungovalo dřív a jak teď

Evidence obchodů Excel, e-maily a Monday.com Pipeline v HubSpotu, 1 RFQ = 1 deal
Zápis dat Neformální, nejednotný výklad stavu Povinná pole v klíčových fázích
Aktivity Ruční vypisování reportů Automatické logování z e-mailu a kalendáře
Forecast Ruční odhady v Excelu Dashboardy v reálném čase, 4 vrstvy

DříveStav obchodů se skládal z několika nástrojů a forecast pro investory vznikal ručními odhady v Excelu.

NyníObchod běží v jedné pipeline v HubSpotu, aktivity se logují samy a forecast ukazují dashboardy v reálném čase.

Výzva

ACS Holding stál před klasickým problémem „prvního CRM“. Obchodní aktivity byly roztříštěny mezi Excel, e-maily a Monday.com, což vedlo k nejednotné interpretaci stavu obchodních případů. Hlavním úkolem bylo najít balanc mezi požadavky investorů pro detailní forecasting a potřebou obchodního týmu mít jednoduchý, použitelný nástroj. Cílem spolupráce bylo:

Definovat a sjednotit doposud neformální obchodní procesy,
Převést data z Excelu a dalších nástrojů do profesionálního CRM,
Vytvořit model předpovídání tržeb (forecasting) bez administrativní zátěže,
Zajistit čistotu a vymahatelnost dat pro budoucí reporting.

Řešení

Postup krok za krokem

Výběr HubSpotu jako ideálního řešení

Během úvodních workshopů jsme analyzovali potřeby klienta a porovnávali různé varianty. Ačkoliv se zpočátku uvažovalo o verzi Starter, analýza ukázala, že pro pokročilý forecasting, správu pipeline a potřebnou automatizaci bude ideální HubSpot Sales Hub Professional.

Tento nástroj jsme zvolili jako nejlepší poměr mezi uživatelskou přívětivostí (aby zajistil snadnou každodenní adopci) a pokročilým reportingem, který vyžadují investoři.
Položení základů a sjednocení procesů

Projekt jsme zahájili definicí principu „Adoption before Perfection“ (použitelnost před dokonalostí). Místo složitých automatizací hned na začátku jsme se soustředili na sjednocení obchodních aktivit a procesů.

Vyčistili jsme stávající data z tabulek a nastavili v HubSpotu jasná pravidla pro governance, aby bylo od začátku jasné, jak se data do CRM zapisují a spravují.
Datový model a konfigurace pipeline

Navrhli jsme strukturovaný datový model, kde každá poptávka (RFQ) představuje jednu obchodní příležitost. Pipeline jsme nakonfigurovali tak, aby přesně kopírovala realitu ACS – od prvotního vyjasňování poptávky až po tvorbu cenových nabídek. Zavedli jsme povinná pole v určitých fázích prodeje, čímž jsme eliminovali neúplná data a zajistili vysokou kvalitu reportingu.
Aktivace prodejních nástrojů a sledování aktivit

Aby CRM nebrzdilo každodenní obchodní rutinu, propojili jsme HubSpot s e-maily a kalendáři. Veškerá komunikace, hovory a schůzky se tak logují automaticky přímo ke kontaktům a firmám. Tím jsme vedení firmy poskytli okamžitý přehled o obchodní aktivitě, aniž by bylo nutné trávit hodiny ručním vypisováním reportů.
Forecasting připravený pro investory a předání

Klíčovým bodem bylo vybudování frameworku pro předpovídání tržeb. Rozdělili jsme obchodní zásobník do čtyř logických vrstev (od strategického potenciálu po jisté příjmy). Manažerské dashboardy nyní v reálném čase ukazují potřebný forecast, což nahradilo časově náročné, manuální odhady v Excelu. Projekt jsme zakončili detailním zaškolením a předáním dokumentace, aby ACS mohl systém samostatně rozvíjet.

Výsledek

ACS Holding má nyní výkonný prodejní systém, díky kterému mají všichni stakeholdeři okamžitý a jednotný přehled o stavu obchodu. Rozhodování managementu je nyní podloženo reálnými daty a firma je plně připravena na další škálování.

Sjednocená správa dat bez tříštění v tabulkách
Spolehlivý forecasting pro potřeby investorů.
100% transparentnost obchodních aktivit.
Jasně definovaný a opakovatelný prodejní proces

Reference jiného klienta

S Forecomem spolupracujeme už několik let na správě našeho HubSpotu a je to opravdu skvělá zkušenost. HubSpot znají do detailu, ale rozdíl dělá hlavně to, jak s vámi pracují. Časem se z nich stala spíš součást našeho týmu než externí agentura.

T. Nguyen-Phuoc, Recenze z HubSpot Marketplace

Závěr

Přechod z několika nesourodých nástrojů do HubSpotu nebyl jen o změně softwaru, ale o transformaci centrální strategie. ACS Holding díky správně nastavené infrastruktuře získal nástroj, který nejen automatizuje a zpřehledňuje každodenní operativu, ale především poskytuje strategický nadhled nezbytný pro řízení moderní holdingové struktury.

Časté otázky

Stačí na forecasting HubSpot Sales Hub Starter, nebo je potřeba Professional?

U ACS Holding se zpočátku uvažovalo o verzi Starter. Analýza ale ukázala, že pro pokročilý forecasting, správu pipeline a potřebnou automatizaci je vhodný Sales Hub Professional, který zároveň zůstává jednoduchý pro každodenní práci obchodníků.

Jak v HubSpotu nastavit forecast tržeb pro investory?

Pro ACS Holding jsme rozdělili obchodní zásobník do čtyř vrstev od strategického potenciálu po jisté příjmy. Manažerské dashboardy ukazují forecast v reálném čase a nahradily ruční odhady v Excelu.

Jak přejít z Excelu a Monday.com na první CRM?

U ACS Holding jsme nejdřív sjednotili obchodní procesy, vyčistili data z tabulek a nastavili v HubSpotu pravidla governance. Pipeline jsme postavili podle reálného průběhu poptávek a CRM propojili s e-maily a kalendáři, aby obchodníky nezdržovalo.