.svg){kind=small}
-1.png?width=200&height=200&name=Untitled%20design%20(7)-1.png)
Grupa holdingowa
System sprzedaży z zaawansowanym raportowaniem do prognozowania przychodów
ACS Holding to dynamicznie rosnąca grupa, która wcześniej prowadziła sprzedaż w sposób rozproszony. Po niedawnej redukcji zatrudnienia pojawiła się silna potrzeba zebrania procesów sprzedaży pod jednym dachem. Głównym celem było zautomatyzować jak najwięcej, zapewnić pełną przejrzystość i rzetelnie raportować wyniki inwestorom.
- Klient
- ACS Holding
- Branża
- Grupa holdingowa
- Usługa
- Wdrożenie HubSpot Sales Hub
- Zespoły
- Sprzedaż, zarząd
- Status
- Przekazane wraz z dokumentacją
- Technologie
- HubSpot Sales Hub Professional
Podsumowanie
ACS Holding prowadził sprzedaż w Excelu, e-mailach i Monday.com, a potrzebował wiarygodnych prognoz dla inwestorów. Wdrożyliśmy HubSpot Sales Hub Professional z pipeline'em opartym na zapytaniach ofertowych (RFQ), automatycznym zapisem aktywności i czterowarstwową prognozą na dashboardach w czasie rzeczywistym.
- "Adoption before Perfection": najpierw ujednolicone procesy, automatyzacja później.
- Każde zapytanie ofertowe (RFQ) to jeden deal, a pola obowiązkowe dbają o kompletność danych.
- E-maile, rozmowy i spotkania zapisują się automatycznie przy kontaktach i firmach.
Jak to działało wcześniej i jak działa teraz
- Śledzenie dealów Excel, e-maile i Monday.com Pipeline w HubSpocie, 1 RFQ = 1 deal
- Wprowadzanie danych Nieformalny, niespójny status dealów Pola obowiązkowe na kluczowych etapach
- Aktywności Raporty pisane ręcznie Automatycznie zapisywane z poczty i kalendarza
- Prognoza Ręczne szacunki w Excelu Dashboardy w czasie rzeczywistym, 4 warstwy
WcześniejStatus dealów składano z kilku narzędzi, a prognoza dla inwestorów pochodziła z ręcznych szacunków w Excelu.
TerazSprzedaż działa w jednym pipeline w HubSpocie, aktywności zapisują się same, a dashboardy pokazują prognozę w czasie rzeczywistym.
Wyzwanie
ACS Holding stanął przed klasycznym problemem „pierwszego CRM”. Działania sprzedażowe były rozproszone między Excel, e-maile i Monday.com, przez co status dealów różnie interpretowano. Główne zadanie polegało na znalezieniu równowagi między wymaganiami inwestorów co do szczegółowych prognoz a potrzebą prostego, wygodnego narzędzia do codziennej sprzedaży. Cele współpracy:
- Zdefiniować i ujednolicić dotychczas nieformalne procesy sprzedaży.
- Przenieść dane z Excela i innych narzędzi do profesjonalnego CRM.
- Stworzyć model prognozowania przychodów bez dokładania pracy administracyjnej.
- Zapewnić czystość danych i egzekwowanie zasad na potrzeby przyszłego raportowania.
Krok po kroku
-
Wybór HubSpota jako najlepszego rozwiązania
Podczas pierwszych warsztatów przeanalizowaliśmy potrzeby klienta i porównaliśmy różne opcje. Choć początkowo brano pod uwagę wersję Starter, analiza pokazała, że do zaawansowanego prognozowania, zarządzania pipeline'em i potrzebnej automatyzacji najlepiej sprawdzi się HubSpot Sales Hub Professional. Wybraliśmy go, bo daje najlepszą równowagę między łatwością obsługi (dzięki czemu zespół szybko go przyjmie) a zaawansowanym raportowaniem, którego wymagają inwestorzy.
-
Fundamenty i ujednolicenie procesów
Projekt zaczęliśmy od zasady „Adoption before Perfection”. Zamiast od razu budować złożone automatyzacje, skupiliśmy się na ujednoliceniu działań i procesów sprzedażowych. Wyczyściliśmy istniejące dane z arkuszy i ustaliliśmy w HubSpocie jasne zasady zarządzania danymi, tak aby od początku było wiadomo, kto ma dostęp do czego i jak wprowadzać dane do CRM.
-
Model danych i konfiguracja pipeline'u
Zaprojektowaliśmy uporządkowany model danych, w którym każde zapytanie ofertowe (RFQ) to jedna szansa sprzedażowa. Pipeline odwzorowuje rzeczywistość ACS, od doprecyzowania zapytania po przygotowanie ofert. Na wybranych etapach wprowadziliśmy pola obowiązkowe, co wyeliminowało niekompletne dane i zapewniło wysoką jakość raportów.
-
Narzędzia sprzedażowe i śledzenie aktywności
Żeby CRM nie spowalniał codziennej pracy handlowców, połączyliśmy HubSpot z ich pocztą i kalendarzami. Cała komunikacja, rozmowy i spotkania zapisują się teraz automatycznie przy kontaktach i firmach. Zarząd od razu widzi aktywność zespołu, a handlowcy nie tracą godzin na ręczne pisanie raportów.
-
Prognoza dla inwestorów i przekazanie projektu
Kluczowe było zbudowanie ram prognozowania przychodów. Pipeline podzieliliśmy na cztery logiczne warstwy (od potencjału strategicznego po gwarantowany przychód). Dashboardy menedżerskie pokazują teraz wymaganą prognozę w czasie rzeczywistym i zastąpiły czasochłonne ręczne szacunki w Excelu. Projekt zakończyliśmy szczegółowym szkoleniem i przekazaniem dokumentacji, aby ACS mógł samodzielnie rozwijać system.
Rezultat
ACS Holding ma dziś sprawny system sprzedaży, dzięki któremu wszyscy interesariusze od razu widzą ten sam obraz sytuacji. Decyzje zarządu opierają się na realnych danych, a firma jest w pełni przygotowana na dalsze skalowanie.
-
Jedno źródło danych zamiast rozproszonych arkuszy.
-
Wiarygodne prognozy na potrzeby inwestorów.
-
100% przejrzystości działań sprzedażowych.
-
Jasno zdefiniowany, powtarzalny proces sprzedaży.
Od kilku lat współpracujemy z Forecom przy zarządzaniu naszym HubSpotem i to naprawdę dobre doświadczenie. Znają HubSpot od podszewki, ale prawdziwą różnicę robi to, jak z Tobą współpracują. Z czasem stali się dla nas bardziej częścią zespołu niż zewnętrzną agencją.
Wnioski
Przejście z kilku niepołączonych narzędzi na HubSpot nie było tylko zmianą oprogramowania, ale zmianą sposobu zarządzania całą firmą. Dzięki dobrze ustawionej infrastrukturze ACS Holding zyskał narzędzie, które usprawnia codzienną pracę, a przede wszystkim daje strategiczny wgląd potrzebny do zarządzania nowoczesną strukturą holdingową.
Najczęściej zadawane pytania
Czy HubSpot Sales Hub Starter wystarczy do prognozowania, czy potrzebny jest Professional?
ACS Holding początkowo rozważał wersję Starter. Analiza pokazała, że zaawansowane prognozowanie, zarządzanie pipeline'em i potrzebna automatyzacja wymagają Sales Hub Professional, który nadal jest na tyle prosty, że handlowcy chętnie używają go na co dzień.
Jak przygotować w HubSpocie prognozę przychodów gotową dla inwestorów?
W ACS Holding podzieliliśmy pipeline na cztery warstwy, od potencjału strategicznego po gwarantowany przychód. Dashboardy menedżerskie pokazują prognozę w czasie rzeczywistym i zastąpiły ręczne szacunki w Excelu.
Jak przejść z Excela i Monday.com do pierwszego CRM?
W ACS Holding najpierw ujednoliciliśmy procesy sprzedaży, wyczyściliśmy dane z arkuszy i ustaliliśmy w HubSpocie zasady zarządzania danymi. Pipeline zbudowaliśmy wokół tego, jak zapytania faktycznie przechodzą przez proces, a CRM połączyliśmy z pocztą i kalendarzami, żeby nie spowalniał handlowców.
HubSpot Marketing Hub Enterprise dla regulowanego brokera internetowego
Migracja do HubSpota, która uporządkowała cały lejek
Przejście z przestarzałego motywu Shopify 1.0 na nowoczesny Shopify OS 2.0