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Grupo holding
Un sistema de ventas con reporting avanzado para la previsión de ingresos
ACS Holding es un grupo en pleno crecimiento que hasta ahora gestionaba su actividad comercial de forma descentralizada. Tras una reciente reducción de plantilla surgió una clara necesidad de reunir los procesos de ventas bajo un mismo techo, con el objetivo principal de automatizar todo lo posible, garantizar total transparencia y reportar los resultados a los inversores con precisión.
- Cliente
- ACS Holding
- Sector
- Grupo holding
- Servicio
- Implementación de HubSpot Sales Hub
- Equipos
- Ventas, dirección
- Estado
- Entregado con documentación
- Tecnología
- HubSpot Sales Hub Professional
Resumen
ACS Holding tenía sus ventas repartidas entre Excel, emails y Monday.com y necesitaba una previsión fiable para sus inversores. Implantamos HubSpot Sales Hub Professional con un pipeline basado en solicitudes de oferta (RFQ), registro automático de actividades y una previsión en cuatro capas en dashboards en tiempo real.
- "Adoption before Perfection": primero procesos unificados, después la automatización.
- Cada solicitud de oferta (RFQ) es un negocio y los campos obligatorios mantienen los datos completos.
- Emails, llamadas y reuniones se registran automáticamente en contactos y empresas.
Cómo funcionaba antes y cómo funciona ahora
- Seguimiento de negocios Excel, emails y Monday.com Pipeline en HubSpot, 1 RFQ = 1 negocio
- Entrada de datos Estado de los negocios informal e incoherente Campos obligatorios en las etapas clave
- Actividades Informes redactados a mano Registro automático desde email y calendario
- Previsión Estimaciones manuales en Excel Dashboards en tiempo real, 4 capas
AntesEl estado de los negocios se reconstruía a partir de varias herramientas y la previsión para inversores salía de estimaciones manuales en Excel.
AhoraLas ventas funcionan en un único pipeline de HubSpot, las actividades se registran solas y los dashboards muestran la previsión en tiempo real.
El reto
ACS Holding se enfrentaba al problema clásico del "primer CRM". La actividad comercial estaba repartida entre Excel, emails y Monday.com, lo que daba lugar a interpretaciones distintas del estado de cada negocio. La tarea principal era encontrar el equilibrio entre las exigencias de los inversores de una previsión detallada y la necesidad de una herramienta sencilla y fácil de usar en el día a día comercial. Los objetivos de la colaboración eran:
- Definir y unificar procesos de ventas hasta entonces informales.
- Migrar los datos de Excel y otras herramientas a un CRM profesional.
- Crear un modelo de previsión de ingresos sin añadir carga administrativa.
- Garantizar datos limpios y reglas que se cumplan para el reporting futuro.
Paso a paso
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HubSpot como la solución adecuada
En los talleres iniciales analizamos las necesidades del cliente y comparamos varias opciones. Aunque al principio se valoró la versión Starter, el análisis mostró que HubSpot Sales Hub Professional era la opción ideal para la previsión avanzada, la gestión del pipeline y la automatización necesaria. Elegimos esta herramienta porque ofrecía el mejor equilibrio entre facilidad de uso (para una adopción sencilla en el día a día) y el reporting avanzado que pedían los inversores.
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Bases del sistema y unificación de procesos
Arrancamos el proyecto con el principio "Adoption before Perfection". En lugar de automatizaciones complejas desde el primer día, nos centramos en unificar la actividad y los procesos comerciales. Limpiamos los datos existentes de las hojas de cálculo y fijamos reglas de gobierno claras en HubSpot, de modo que desde el principio quedara claro quién tenía acceso a qué y cómo debían introducirse los datos en el CRM.
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Modelo de datos y configuración del pipeline
Diseñamos un modelo de datos estructurado en el que cada solicitud de oferta (RFQ) representa una única oportunidad de negocio. Configuramos el pipeline para reflejar fielmente la realidad de ACS, desde la aclaración inicial de la solicitud hasta la creación de las ofertas. Introdujimos campos obligatorios en determinadas etapas de venta, con lo que eliminamos los datos incompletos y aseguramos un reporting de calidad.
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Herramientas de ventas y seguimiento de la actividad
Para que el CRM no frenara la rutina comercial, integramos HubSpot con sus emails y calendarios. Toda la comunicación, las llamadas y las reuniones se registran ahora automáticamente en los contactos y las empresas. Así la dirección tiene una visión inmediata de la actividad del equipo sin que los comerciales pasen horas redactando informes a mano.
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Previsión lista para inversores y entrega
Un punto clave fue construir un marco para la previsión de ingresos. Dividimos el pipeline de ventas en cuatro capas lógicas (desde el potencial estratégico hasta los ingresos garantizados). Los dashboards de dirección muestran ahora la previsión en tiempo real y sustituyen las laboriosas estimaciones manuales en Excel. Cerramos el proyecto con una formación detallada y la entrega de la documentación para que ACS pudiera seguir desarrollando el sistema por su cuenta.
El resultado
ACS Holding cuenta ahora con un sistema de ventas sólido gracias al cual todas las partes interesadas tienen una visión inmediata y unificada del estado de las ventas. Las decisiones de dirección se basan en datos reales y la empresa está preparada para seguir creciendo.
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Datos unificados, sin dispersión en hojas de cálculo.
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Previsión fiable para las necesidades de los inversores.
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Transparencia total de la actividad comercial.
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Un proceso de ventas claro y repetible.
Llevamos ya unos años trabajando con Forecom en la gestión de nuestro HubSpot y la experiencia ha sido muy buena. Conocen HubSpot a fondo, pero lo que de verdad marca la diferencia es su forma de trabajar contigo. Con el tiempo se han convertido más en parte de nuestro equipo que en una agencia externa.
Conclusión
Pasar de varias herramientas desconectadas a HubSpot no fue solo un cambio de software, sino un cambio en la estrategia central. Gracias a una infraestructura bien configurada, ACS Holding tiene una herramienta que no solo agiliza el día a día, sino que, sobre todo, ofrece la visión estratégica necesaria para dirigir una estructura de holding moderna.
Preguntas frecuentes
¿Basta HubSpot Sales Hub Starter para la previsión de ventas o hace falta Professional?
ACS Holding pensó al principio en Starter. El análisis mostró que la previsión avanzada, la gestión del pipeline y la automatización necesaria pedían Sales Hub Professional, que sigue siendo lo bastante sencillo para el día a día de los comerciales.
¿Cómo se configura en HubSpot una previsión de ingresos lista para inversores?
Para ACS Holding dividimos el pipeline en cuatro capas, desde el potencial estratégico hasta los ingresos garantizados. Los dashboards de dirección muestran la previsión en tiempo real y sustituyeron las estimaciones manuales en Excel.
¿Cómo se pasa de Excel y Monday.com a un primer CRM?
Con ACS Holding primero unificamos los procesos de ventas, limpiamos los datos de las hojas de cálculo y fijamos reglas de gobierno en HubSpot. Construimos el pipeline según cómo avanzan realmente las solicitudes y conectamos el CRM con el email y los calendarios para que no frenara al equipo comercial.
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