Holdingcsoport

Értékesítési rendszer fejlett riportokkal a bevétel-előrejelzéshez

Az ACS Holding dinamikusan növekvő csoport, amely korábban decentralizáltan kezelte értékesítési tevékenységét. Egy létszámcsökkentést követően égető szükség lett az értékesítési folyamatok egy fedél alá vonására. A fő cél a lehető legtöbb folyamat automatizálása, a teljes átláthatóság és az eredmények pontos riportolása volt a befektetők felé.

Esettanulmány felolvasása a böngésző hangja

Ügyfél: ACS Holding
Iparág: Holdingcsoport
Szolgáltatás: HubSpot Sales Hub bevezetése
Csapatok: Értékesítés, menedzsment
Állapot: Átadva dokumentációval
Technológia: HubSpot Sales Hub Professional

Összefoglaló

Az ACS Holding értékesítése szét volt szórva az Excel, az e-mailek és a Monday.com között, a cégnek pedig megbízható előrejelzésre volt szüksége a befektetők felé. Bevezettük a HubSpot Sales Hub Professionalt RFQ-alapú pipeline-nal, automatikus aktivitásnaplózással és négyrétegű előrejelzéssel valós idejű dashboardokon.

„Adoption before Perfection”: először egységes folyamatok, utána automatizálás.
Minden árajánlatkérés (RFQ) egy deal, a kötelező mezők gondoskodnak a teljes adatokról.
Az e-mailek, hívások és megbeszélések automatikusan a kapcsolatokhoz és cégekhez naplózódnak.

Folyamat

Hogyan működött korábban és hogyan most

Üzletek követése Excel, e-mailek és Monday.com HubSpot pipeline, 1 RFQ = 1 deal
Adatbevitel Informális, következetlen üzletstátusz Kötelező mezők a kulcsfázisokban
Aktivitások Kézzel írt riportok Automatikus naplózás e-mailből és naptárból
Előrejelzés Kézi becslések Excelben Valós idejű dashboardok, 4 réteg

KorábbanAz üzletek állapotát több eszközből kellett összerakni, a befektetői előrejelzés pedig kézi Excel-becslésekből készült.

MostAz értékesítés egyetlen HubSpot pipeline-ban fut, az aktivitások maguktól naplózódnak, a dashboardok pedig valós időben mutatják az előrejelzést.

A kihívás

Az ACS Holding a klasszikus „első CRM” problémával szembesült. Az értékesítési tevékenység szét volt szórva az Excel, az e-mailek és a Monday.com között, ezért az üzletek állapotát mindenki másként értelmezte. A fő feladat az volt, hogy egyensúlyt találjunk a befektetők részletes előrejelzési igényei és a napi értékesítési munkához szükséges egyszerű, jól használható eszköz között. Az együttműködés céljai:

A korábban informális értékesítési folyamatok meghatározása és egységesítése.
Az adatok átköltöztetése az Excelből és más eszközökből egy professzionális CRM-be.
Bevétel-előrejelzési modell kialakítása további adminisztratív teher nélkül.
Tiszta és betartatható adatok biztosítása a jövőbeli riportokhoz.

A megoldás

Lépésről lépésre

A HubSpot kiválasztása ideális megoldásként

A kezdeti workshopokon elemeztük az ügyfél igényeit, és összevetettük a lehetőségeket. Bár eredetileg a Starter verzió volt napirenden, az elemzés kimutatta, hogy a fejlett előrejelzéshez, a pipeline-kezeléshez és a szükséges automatizáláshoz a HubSpot Sales Hub Professional lesz az ideális. Azért választottuk ezt az eszközt, mert ez kínálta a legjobb egyensúlyt a felhasználóbarátság (a könnyű napi bevezetés) és a befektetők által megkövetelt fejlett riportok között.
Az alapok lerakása és a folyamatok egységesítése

A projektet az „Adoption before Perfection” elv meghatározásával indítottuk. Bonyolult automatizálások helyett már az elején az értékesítési tevékenységek és folyamatok egységesítésére koncentráltunk. Megtisztítottuk a táblázatokból származó meglévő adatokat, és világos szabályokat állítottunk fel a HubSpotban, így kezdettől egyértelmű volt, ki mihez fér hozzá, és hogyan kell az adatokat a CRM-be rögzíteni.
Adatmodell és pipeline-konfiguráció

Strukturált adatmodellt terveztünk, amelyben minden árajánlatkérés (RFQ) egy üzleti lehetőséget jelent. A pipeline-t úgy állítottuk be, hogy pontosan tükrözze az ACS valóságát, a megkeresés kezdeti tisztázásától az árajánlatok elkészítéséig. Az egyes értékesítési fázisokban kötelező mezőket vezettünk be, így megszűntek a hiányos adatok, és a riportok minősége is magas lett.
Értékesítési eszközök és aktivitáskövetés bekapcsolása

Hogy a CRM ne lassítsa a napi értékesítési rutint, a HubSpotot összekötöttük az e-mail-fiókjaikkal és naptáraikkal. Minden kommunikáció, hívás és megbeszélés automatikusan a kapcsolatokhoz és cégekhez naplózódik. Így a cégvezetés azonnal látja a csapat aktivitását, anélkül hogy az értékesítőknek órákat kellene riportok kézi megírásával tölteniük.
Befektetőknek is megfelelő előrejelzés és átadás

Kulcsfontosságú volt a bevétel-előrejelzési keretrendszer kiépítése. Az értékesítési pipeline-t négy logikai rétegre osztottuk (a stratégiai potenciáltól a garantált bevételig). A vezetői dashboardok valós időben mutatják a szükséges előrejelzést, és kiváltották az időigényes, kézi Excel-becsléseket. A projektet részletes képzéssel és a dokumentáció átadásával zártuk, hogy az ACS önállóan fejleszthesse tovább a rendszert.

Az eredmény

Az ACS Holding ma hatékony értékesítési rendszerrel rendelkezik, amelynek köszönhetően minden érintett azonnal és egységesen látja az értékesítés állapotát. A vezetői döntések mögött valós adatok állnak, a cég pedig teljesen felkészült a további növekedésre.

Egységes adatkezelés, táblázatokba szétszórt adatok nélkül.
Megbízható előrejelzés a befektetők számára.
Az értékesítési tevékenység 100%-os átláthatósága.
Világosan meghatározott, megismételhető értékesítési folyamat.

Egy másik ügyfél ajánlása

Már néhány éve dolgozunk a Forecommal a HubSpot-rendszerünk kezelésén, és nagyon jó tapasztalataink vannak. Kívül-belül ismerik a HubSpotot, de az igazi különbséget az jelenti, ahogyan együtt dolgoznak Önnel. Idővel inkább a csapatunk részének érezzük őket, mint külső ügynökségnek.

T. Nguyen-Phuoc, HubSpot Marketplace értékelés

Összegzés

A több, egymástól független eszközről a HubSpotra való átállás nemcsak szoftvercserét jelentett, hanem a központi stratégia átalakítását is. A jól beállított infrastruktúrának köszönhetően az ACS Holding olyan eszközt kapott, amely nemcsak a napi működést egyszerűsíti, hanem ami még fontosabb, megadja a modern holdingstruktúra irányításához szükséges stratégiai rálátást.

Gyakori kérdések

Elég a HubSpot Sales Hub Starter az előrejelzéshez, vagy Professional kell?

Az ACS Holding eredetileg a Starter verziót fontolgatta. Az elemzés megmutatta, hogy a fejlett előrejelzéshez, a pipeline-kezeléshez és a szükséges automatizáláshoz a Sales Hub Professional kell, amely ugyanakkor elég egyszerű marad az értékesítők napi használatához.

Hogyan állítsunk be befektetőknek is megfelelő bevétel-előrejelzést a HubSpotban?

Az ACS Holdingnál a pipeline-t négy rétegre bontottuk, a stratégiai potenciáltól a garantált bevételig. A vezetői dashboardok valós időben mutatják az előrejelzést, és kiváltották az Excelben készült kézi becsléseket.

Hogyan lehet Excelről és Monday.comról átállni az első CRM-re?

Az ACS Holdingnál először egységesítettük az értékesítési folyamatokat, megtisztítottuk a táblázatokból származó adatokat, és szabályokat állítottunk fel a HubSpotban. A pipeline-t a megkeresések valós előrehaladása köré építettük, a CRM-et pedig összekötöttük az e-maillel és a naptárakkal, hogy ne lassítsa az értékesítőket.