Enterprise DMS/ECM megoldások

A B2B ügyfélszerzés automatizálása és AI-réteg a kapcsolatok feldolgozásához

Az IXTENT enterprise DMS/ECM megoldásokat (dokumentumkezelő és vállalati tartalomkezelő rendszereket) kínál. Üzleti modellje közép- és nagyvállalatoknál végzett nagy léptékű bevezetésekre épül.

A további növekedéshez az IXTENT-nek rendszeresen és stratégiailag kellett elkezdenie megszólítani a C-szintű vezetőket és a felsővezetést a cseh és a szlovák piac kulcsfontosságú vertikumaiban.

Esettanulmány felolvasása a böngésző hangja

Ügyfél: IXTENT
Iparág: Enterprise DMS/ECM megoldások
Szolgáltatás: B2B outreach AI-val
Csapatok: Értékesítési csapat
Átfutási idő: 3 hónap (első fázis)
Állapot: Meghosszabbítva egy újabb negyedévre
Technológia: LemlistAI layerCustom reporting app

5 600+elért kapcsolat Csehországban és Szlovákiában az első három hónapban

25+demótalálkozó az IXTENT értékesítési csapatának

21aktív szekvencia vertikumok és piacok szerint

Összefoglaló

Az enterprise DMS/ECM megoldásokat kínáló IXTENT-nek el kellett érnie a cseh és szlovák felsővezetőket az értékesítők terhelése nélkül. Külön infrastruktúrát, 21 Lemlist-szekvenciát és a megnevezett kapcsolatokhoz AI-réteget építettünk: három hónap alatt 5 600+ elért kapcsolat és több mint 25 demótalálkozó.

A vállalati IT letiltotta a továbbítást, ezért a válaszokat Reply-To címmel irányítjuk.
Az AI kinyeri a válaszból a megnevezett kapcsolatot, és ajánlási szekvenciába sorolja.
A rendszer teljesítette az első és a második hónap céljait, az ügyfél pedig meghosszabbította az együttműködést.

Folyamat

Hogyan működött korábban és hogyan most

Válasz A potenciális ügyfél egy kollégájára hivatkozik A potenciális ügyfél egy kollégájára hivatkozik
Keresés A kapcsolat kézi felkutatása Az AI kinyeri a nevet, az e-mailt és a telefonszámot
Outreach Késedelem, a lead kihűl A kapcsolat ajánlási szekvenciába kerül

KorábbanA kollégára hivatkozó válaszokat kézzel dolgozták fel, és a lassú keresés miatt az IXTENT meleg lehetőségeket veszített el.

MostAz AI-réteg azonnal kinyeri a válaszból a megnevezett vezető adatait, és dedikált ajánlási szekvenciába sorolja.

A kihívás

A DMS/ECM piac az elmúlt években jelentősen átalakult. A cég növekedési stratégiájának megvalósításához a leadgenerálást át kellett alakítani, egyszerűsíteni és automatizálni. A fő cél egy olyan rendszer felépítése volt, amely folyamatosan minősített találkozókat szállít az értékesítőknek, miközben növeli a konverziós arányt.

Belső kapacitás hiánya: A rutinszerű megkereséseknek és adminisztrációnak teljesen önállóan kellett futniuk, hogy az értékesítők kizárólag az üzletkötésre koncentrálhassanak.
Biztonsági korlátozások: A vállalati szabályzat tiltotta a szokásos e-mail-továbbítást, ezért a postafiókok és válaszok kezelésére szabálykövető megoldást kellett találni.
Késedelmes reakció az ajánlásokra: A belső továbbirányítások („beszéljen X kollégámmal”) kézi feldolgozása túl sokáig tartott, így a meleg enterprise leadek kihűltek.

A megoldás

Lépésről lépésre

Az ICP és az üzenetkönyvtár meghatározása

Részletes célközönség-profilozást végeztünk. Minden kulcsfontosságú ágazathoz meghatároztuk a konkrét buyer perszónákat, üzleti problémáikat és fő felelősségi köreiket. Ezekből az adatokból testre szabott értékajánlatokat és üzeneteket építettünk az egyes e-mail-szekvenciákhoz.
Biztonságos infrastruktúra és az IT-korlátozások áthidalása

Az elsődleges céges domainek védelmében elkülönített outbound környezetet építettünk 4 új domainnel és 10 dedikált postafiókkal, amelyek az értékesítési csapat nevében kommunikálnak.

Mivel az IT-szabályok tiltották az automatikus továbbítást, bonyolult kivételkérelmek helyett közvetlenül az outreach-szoftverben állítottunk be egyedi „Reply-To” fejléceket. A potenciális ügyfelek válaszai pontosan oda kerültek, ahová kellett, a biztonsági előírások sérelme nélkül.
Szegmentált kampányok több piacon

A Lemlist platformon 21 aktív szekvenciát terveztünk, teszteltünk és indítottunk el. A kampányokat iparági vertikumok szerint strukturáltuk, nyelvben és tartalomban is a cseh és a szlovák piacra lokalizáltuk, fejlett kapcsolatirányítási szabályokkal.
AI-automatizálás az ajánlások feldolgozásához

Hogy megszüntessük a késedelmet az olyan válaszok kezelésében, mint „Ezzel X kollégám foglalkozik, az Y címen érhető el”, AI-réteget építettünk a folyamatba. Ez valós időben, automatikusan kinyeri a beérkező válaszokból a megnevezett vezető nevét, e-mail-címét és telefonszámát, és azonnal dedikált ajánlási szekvenciába sorolja. Ami korábban időigényes adminisztratív szűk keresztmetszet volt, abból releváns leadek azonnali forrása lett.
Átlátható riportok és teljesítménykövetés

A kampányteljesítmény valós idejű követéséhez egyedi riportalkalmazást fejlesztettünk. Ez a dashboard a rendszeres értékelő megbeszélések központja, ahol közösen értékeljük az értékesítési hatást és a megtérülést.

Az eredmények

Az első háromhónapos bevezetés során a rendszer több mint 5 600 potenciális ügyfelet ért el a cseh és a szlovák piacon, és több mint 25 demótalálkozót generált az IXTENT számára.

Skálázható outbound folyamat belső terhelés nélkül
5 600 kapcsolat rendszeres megkeresése negyedévente
Infrastruktúra, amely készen áll a további nemzetközi terjeszkedésre
A megnevezett kapcsolatok automatikus, AI-alapú feldolgozása
Teljes rálátás a teljesítményre egyedi riport-dashboardon
Finomhangolt szekvenciák és buyer perszónák a cseh és szlovák piacra

A covid utáni időszakban és az AI megjelenésével arra jutottunk, hogy a cég további növekedéséhez meg kell változtatnunk, hogyan találunk új lehetőségeket, elsősorban a marketing oldalán, minőségi leadek formájában. Nagyon örülök, hogy közösen megtaláltuk a módját a modern eszközök használatának és értékesítési csapatunk hatékonyabbá tételének. Ma kevesebb erőfeszítéssel többet érünk el, és jobb az esélyünk a konverzióra. Meggyőződésem, hogy az AI-automatizálás a jövőben is cégünk része lesz, és velünk együtt fog növekedni.

Jiří Jakeš, Sales Director, IXTENT s.r.o.

Összegzés

Az együttműködés első három hónapjában a rendszer több mint 5 600 céget keresett meg a cseh és a szlovák piacon, és több mint 25 enterprise demótalálkozót hozott az IXTENT számára. A rendszer az első és a második hónapban minden teljesítménycélt, a harmadik hónapban pedig az alapvető mutatókat teljesítette, ami igazolta a modell életképességét és hosszú távú skálázhatóságát.

Az IXTENT értékesítői megőrizhették értékesítésre szánt idejüket, mert az automatizált infrastruktúra és annak AI-alapú ajánlási rétege az elejétől a végéig vitte az ügyfélszerzést. Az eredményekre építve az IXTENT a következő negyedévre is meghosszabbította az együttműködést, további nemzetközi piacok megcélzásának tervével.

Gyakori kérdések

Hogyan automatizálható a felsővezetőknek szóló B2B outreach az értékesítési csapat terhelése nélkül?

Az IXTENT számára külön infrastruktúrát építettünk (4 domain, 10 postafiók), és vertikumok szerint 21 Lemlist-szekvenciát indítottunk a cseh és a szlovák piacra. Az értékesítők csak a találkozókat vezetik: az első három hónapban a rendszer több mint 5 600 kapcsolatot ért el, és több mint 25 demótalálkozót hozott.

Hogyan dolgozzuk fel az olyan cold e-mail-válaszokat, mint „ezzel a kollégám foglalkozik”?

Az IXTENT-nél AI-réteget építettünk be, amely a beérkező válaszból automatikusan kinyeri a megnevezett vezető nevét, e-mail-címét és telefonszámát. A kapcsolat ezután közvetlenül egy dedikált ajánlási szekvenciába kerül, így a lead nem hűl ki.

Mi a teendő, ha a vállalati IT letiltja az outreach-postafiókokból való továbbítást?

Az IXTENT-nél kivételek kérése helyett közvetlenül a küldőeszközben állítottunk be Reply-To címet. A potenciális ügyfelek válaszai a megfelelő helyre érkeznek, az ügyfél biztonsági szabályai pedig sértetlenek maradnak.