Fintech, ingatlan-közösségi finanszírozás

A HubSpot CRM és az Asana összekötése a belső jóváhagyásokhoz

Az Investown olyan platform, amely közösségi finanszírozás útján teszi lehetővé az ingatlanhitelekbe való befektetést. Összeköti a befektetőket az ingatlanprojektekkel, és a projekt kiválasztásától a finanszírozásig kezeli a folyamatot.

Esettanulmány felolvasása a böngésző hangja

Ügyfél: Investown
Iparág: Fintech, ingatlan-közösségi finanszírozás
Szolgáltatás: Egyedi integráció
Csapatok: Értékesítés, marketing, jog, kockázatkezelés
Állapot: Éles üzemben, folyamatosan bővül
Technológia: HubSpot CRMAsanaMake

0kézi újrarögzítés, amikor egy deal ellenőrzésre kerül

Több tucat óramegtakarítás hetente

+2kapcsolat az MVP után: ügyiratok és nyilvántartások

Összefoglaló

Az Investown kész alkalmazás nélkül kötötte össze a HubSpot CRM-et az Asanával: amikor egy deal eléri az ellenőrzési fázist, egy Make-integráció létrehozza az Asana-feladatot, visszaküldi az ellenőrzés eredményét a HubSpotba, és a dealt a megfelelő fázisba lépteti.

A kész integrációs alkalmazások nem fedték le a jóváhagyási forgatókönyvet.
Egyirányú MVP-vel kezdtünk, majd kétirányú szinkronnal bővítettük.
Az integráció ma már az ügyiratokba és nyilvántartásokba is ír.

Folyamat

Hogyan működött korábban és hogyan most

HubSpot Az értékesítő lépteti a dealt A deal eléri az ellenőrzési fázist
Átadás Az Asana-feladat kézi létrehozása A Make érzékeli a fázisváltást
Asana A deal adatainak másolása A feladat a HubSpot adataival jön létre
Ellenőrzés Jogi és kockázati ellenőrzés Jogi és kockázati ellenőrzés
HubSpot Az eredmény kézi visszaadása Az eredmény visszaérkezik, a deal továbblép

KorábbanMinden ellenőrzésre adásnál kézzel kellett feladatot létrehozni, adatokat másolni, és az eredményt visszaadni a csapatok között.

MostAz átadás, a szinkron és az ellenőrzés eredménye automatikusan működik, az adatok mindkét irányban szinkronizálódnak a deal és a feladat között.

A kihívás

Az Investown értékesítése és marketingje a HubSpot CRM-ben dolgozott, a jogi és kockázatelemzési csapatok viszont az Asanában végezték a belső értékeléseket. Az értékesítési folyamat egy bizonyos fázisában a dealt kockázatértékelésre kellett átadni, ami azt jelentette, hogy kézzel kellett létrehozni egy feladatot az Asanában, kiegészíteni a HubSpotból származó információkkal, majd az értékelés eredményét kézzel továbbítani a csapatok között. Az előre elkészített integrációs alkalmazások ezt a forgatókönyvet nem fedték le.

A projekt céljai:

A deal HubSpotból Asanába történő átadásának automatizálása.
Minden kulcsinformáció átvitele az Asanába kézi másolás nélkül.
A kockázatértékelés eredményének visszajuttatása a HubSpotba.
A deal és a feladat közötti változások kétirányú szinkronizálása.

A megoldás

Lépésről lépésre

Folyamataudit és a szűk keresztmetszetek azonosítása

Az ügyféllel közösen feltérképeztük a deal belső értékelésre adásának teljes folyamatát. Kiemeltük azokat a kritikus pontokat, ahol gyors adatszinkronizációra van szükség, valamint a folyamat kézi munkára épülő részeit.
A célfolyamat megtervezése és az automatizálás meghatározása

Megterveztük, hogyan működjön a folyamat teljesen automatizált formában, és szabályokat állítottunk fel a deal kockázatértékelésre adásához, beleértve azt is, milyen adatok kerüljenek át, és mikor frissüljenek.
Az MVP-integráció átadása (HubSpot → Asana)

A megoldás alapverzióját a Make platformon készítettük el: amikor egy deal értékelést igénylő fázisba lépett, automatikusan létrejött egy feladat az Asanában, és bekerültek a szükséges HubSpot-információk.
Kétirányú szinkronizáció és az eredmény visszajuttatása a HubSpotba

Olyan logikával bővítettük a megoldást, hogy a kockázatértékelés után az információ visszakerüljön a HubSpotba, a deal pedig automatikusan a megfelelő fázisba lépjen.

Ezzel párhuzamosan beállítottuk a kulcsmezők kétirányú frissítését a deal és a feladat között minden változáskor.
Éles tesztelés és az integráció fokozatos bővítése

Az élesítés után folyamatosan teszteltük és finomhangoltuk a megoldást, hogy pontosan megfeleljen az ügyfél elvárásainak. Ezután a további igények szerint bővítettük az integrációt, többek között az ügyiratokhoz és nyilvántartó táblázatokhoz való kapcsolódással a kulcsadatok automatikus rögzítéséhez.

Az eredmény

Az Investownnál ma teljesen automatizált a dealek átadása és az adatok szinkronizálása a HubSpot és az Asana között.

Hetente több tucat megtakarított óra
A kézi lépések megszüntetése
Kevesebb érdeklődés a dealek állapotáról
Kevesebb hiba az automatizálásnak köszönhetően

Egy másik ügyfél ajánlása

Nemrég egy átfogó projekten dolgoztunk a FORECOM-mal, amely a HubSpot Marketing Hub bevezetését, a CDP Segmenttel kapcsolatos mélyreható tanácsadást, valamint több összetett integrációt és workflow-t foglalt magában. Időt szántak arra, hogy megértsék sajátos igényeinket, és úgy szabták testre megoldásaikat, hogy azok tökéletesen illeszkedjenek meglévő rendszereinkhez.

J. Unčovský, Banki és pénzügyi szolgáltatások, HubSpot Marketplace értékelés

Összegzés

A FORECOM tapasztalata szerint a cégek gyakran több eszközt kombinálnak a folyamat különböző részeihez, például CRM-et az értékesítéshez és külön rendszert a belső jóváhagyásokhoz.

Ebből kiindulva az Investown számára egyedi integrációt terveztünk és adtunk át, amely összekötötte a HubSpotot és az Asanát, és további belső forrásokhoz is kapcsolódik. Ennek köszönhetően a dealek értékelésre adása ma egységesen és automatikusan zajlik, az egyes lépések között világos folytonossággal.

Gyakori kérdések

Összeköthető a HubSpot az Asanával, ha a kész integráció nem elég?

Igen. Az Investownnál a kész integrációs alkalmazások nem fedték le a jóváhagyási forgatókönyvet, ezért egyedi integrációt építettünk a Make-ben. Amikor egy deal az ellenőrzési fázisba kerül, létrejön egy Asana-feladat a HubSpot adataival, az eredmény pedig visszakerül a dealhez.

Hogyan kerül vissza a kockázati ellenőrzés eredménye a HubSpotba?

Amikor az ellenőrzés az Asanában lezárul, az integráció elküldi az eredményt a HubSpotba, és a dealt a megfelelő fázisba lépteti. A kulcsmezők minden változáskor mindkét irányban szinkronizálódnak a deal és a feladat között.

Miért érdemes az integrációt MVP-ként kezdeni?

Először egyirányú MVP-t adtunk át (HubSpot → Asana). Élesítés után finomhangoltuk az Investown igényeire, és ahogy új igények merültek fel, kétirányú szinkronnal, valamint az ügyiratokhoz és nyilvántartásokhoz való kapcsolódással bővítettük.