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Fintech, crowdfunding inmobiliario
HubSpot CRM y Asana conectados para las aprobaciones internas
Investown es una plataforma que facilita la inversión en préstamos inmobiliarios mediante crowdfunding. Conecta a inversores con proyectos inmobiliarios y gestiona el proceso desde la selección del proyecto hasta su financiación.
- Cliente
- Investown
- Sector
- Fintech, crowdfunding inmobiliario
- Servicio
- Integración a medida
- Equipos
- Ventas, marketing, legal, riesgos
- Estado
- En producción y en ampliación
- Tecnología
- HubSpot CRMAsanaMake
Resumen
Investown conectó HubSpot CRM con Asana sin una app estándar: cuando un negocio llega a la etapa de revisión, una integración en Make crea la tarea en Asana, devuelve el resultado de la revisión a HubSpot y mueve el negocio a la etapa correcta.
- Las apps de integración ya hechas no cubrían el escenario de aprobación.
- Empezamos con un MVP unidireccional y después añadimos la sincronización bidireccional.
- La integración ya escribe también en expedientes y registros.
Cómo funcionaba antes y cómo funciona ahora
- HubSpot El comercial mueve el negocio El negocio llega a la etapa de revisión
- Traspaso Crear la tarea en Asana a mano Make detecta el cambio de etapa
- Asana Copiar los datos del negocio Se crea la tarea con los datos de HubSpot
- Revisión Revisión legal y de riesgos Revisión legal y de riesgos
- HubSpot Devolver el resultado a mano El resultado vuelve y el negocio avanza
AntesCada traspaso a revisión obligaba a crear una tarea a mano, copiar datos y pasar el resultado de un equipo a otro.
AhoraEl traspaso, la sincronización y el resultado de la revisión funcionan automáticamente, con los datos sincronizados en ambos sentidos entre el negocio y la tarea.
El reto
Ventas y marketing en Investown trabajaban en HubSpot CRM, mientras que los equipos legal y de evaluación de riesgos hacían las revisiones internas en Asana. En cierta etapa del proceso de venta, el negocio debía pasar a evaluación de riesgos, lo que implicaba crear a mano una tarea en Asana, completarla con información de HubSpot y después pasar a mano el resultado de la evaluación entre equipos. Las apps de integración ya hechas no cubrían este escenario.
Objetivos del proyecto:
- Automatizar el traspaso del negocio de HubSpot a Asana.
- Llevar toda la información clave a Asana sin copiarla a mano.
- Devolver el resultado de la evaluación de riesgos a HubSpot.
- Garantizar la sincronización bidireccional de cambios entre el negocio y la tarea.
Paso a paso
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Auditoría del proceso e identificación de cuellos de botella
Con el cliente mapeamos todo el proceso de traspaso de un negocio a evaluación interna. Señalamos los puntos críticos donde hace falta una sincronización rápida de datos y las partes del proceso que dependían de trabajo manual.
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Diseño del proceso objetivo y definición de la automatización
Diseñamos cómo debía funcionar el proceso de forma totalmente automatizada y fijamos las reglas para pasar el negocio a evaluación de riesgos, incluido qué datos transferir y cuándo actualizarlos.
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Entrega de la integración MVP (HubSpot → Asana)
Preparamos una versión básica de la solución en la plataforma Make: cuando un negocio pasaba a una etapa que requería evaluación, se creaba automáticamente una tarea en Asana con la información necesaria copiada desde HubSpot.
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Sincronización bidireccional y retorno del resultado a HubSpot
Añadimos la lógica para que, tras la evaluación de riesgos, la información volviera a HubSpot y el negocio pasara automáticamente a la etapa correspondiente.
Al mismo tiempo configuramos la actualización bidireccional de los campos clave entre el negocio y la tarea cada vez que había un cambio.
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Pruebas en producción y ampliación progresiva de la integración
Tras el despliegue en producción, probamos y ajustamos la solución de forma continua hasta que encajó exactamente con lo que esperaba el cliente. Después ampliamos la integración según nuevas necesidades, incluida la conexión con expedientes y hojas de seguimiento para registrar automáticamente los datos clave.
El resultado
Investown tiene ahora totalmente automatizados el traspaso de negocios y la sincronización de datos entre HubSpot y Asana.
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Decenas de horas ahorradas a la semana
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Fin de los pasos manuales
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Menos consultas sobre el estado de los negocios
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Menos errores gracias a la automatización
Hace poco trabajamos con FORECOM en un proyecto integral que incluía la implementación de HubSpot Marketing Hub, una consultoría en profundidad sobre el CDP Segment y varias integraciones y workflows complejos. Se tomaron el tiempo de entender nuestras necesidades concretas y adaptaron sus soluciones para que encajaran sin fricciones con nuestros sistemas actuales.
Conclusión
En FORECOM vemos a menudo que las empresas combinan varias herramientas para distintas partes de un proceso, por ejemplo un CRM para ventas y otro sistema para las aprobaciones internas.
Partiendo de esta idea, diseñamos y entregamos para Investown una integración a medida que conectó HubSpot y Asana y añadió conexiones con otros recursos internos. Gracias a ello, el traspaso de negocios a evaluación funciona ahora de forma coherente y automática, con continuidad clara entre cada paso.
Preguntas frecuentes
¿Se puede conectar HubSpot con Asana cuando la integración estándar no basta?
Sí. En Investown, las apps de integración ya hechas no cubrían el escenario de aprobación, así que construimos una integración a medida en Make. Cuando un negocio pasa a la etapa de revisión, se crea una tarea en Asana con los datos de HubSpot y el resultado vuelve al negocio.
¿Cómo vuelve a HubSpot el resultado de la revisión de riesgos?
Cuando termina la revisión en Asana, la integración envía el resultado a HubSpot y mueve el negocio a la etapa correspondiente. Los campos clave se sincronizan en ambos sentidos entre el negocio y la tarea con cada cambio.
¿Por qué empezar la integración como un MVP?
Primero entregamos un MVP unidireccional (HubSpot → Asana). Tras pasarlo a producción, lo ajustamos para Investown y, a medida que surgían nuevas necesidades, añadimos la sincronización bidireccional y la conexión con expedientes y registros.
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