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Soluciones DMS/ECM enterprise
Captación B2B automatizada y una capa de IA para procesar contactos
IXTENT es un proveedor de soluciones DMS/ECM enterprise (sistemas de gestión documental y de gestión de contenidos empresariales). Su modelo de negocio se basa en implantaciones a gran escala para empresas medianas y grandes.
Para seguir creciendo, IXTENT necesitaba empezar a contactar de forma sistemática y estratégica con directivos de nivel C y alta dirección en los verticales clave de los mercados checo y eslovaco.
- Cliente
- IXTENT
- Sector
- Soluciones DMS/ECM enterprise
- Servicio
- Outreach B2B con IA
- Equipos
- Equipo comercial
- Plazo de entrega
- 3 meses (primera fase)
- Estado
- Ampliado un trimestre más
- Tecnología
- LemlistAI layerCustom reporting app
Resumen
IXTENT, proveedor de soluciones DMS/ECM enterprise, necesitaba llegar a la alta dirección en Chequia y Eslovaquia sin cargar a sus comerciales. Montamos una infraestructura independiente, 21 secuencias de Lemlist y una capa de IA para los contactos recomendados: más de 5.600 contactos alcanzados y más de 25 reuniones de demo en tres meses.
- El departamento de TI bloqueaba el reenvío, así que las respuestas se dirigen con una dirección Reply-To.
- La IA extrae de la respuesta el contacto recomendado y lo inscribe en una secuencia de referidos.
- El sistema cumplió los objetivos del primer y segundo mes, y el cliente amplió la colaboración.
Cómo funcionaba antes y cómo funciona ahora
- Respuesta El prospecto remite a un compañero El prospecto remite a un compañero
- Búsqueda Contacto buscado a mano La IA extrae nombre, email y teléfono
- Outreach Retraso, el lead se enfría El contacto entra en una secuencia de referidos
AntesLas respuestas que remitían a un compañero se gestionaban a mano, y las búsquedas lentas le costaban a IXTENT oportunidades calientes.
AhoraLa capa de IA saca al momento los datos del directivo recomendado de la respuesta y lo inscribe en una secuencia de referidos dedicada.
El reto
El mercado DMS/ECM ha cambiado mucho en los últimos años. Cumplir la estrategia de crecimiento de la empresa exigía adaptar, agilizar y automatizar la generación de leads. El objetivo principal era construir un sistema que entregara de forma constante reuniones cualificadas a los comerciales y aumentara las tasas de conversión.
- Falta de capacidad interna: el outreach rutinario y la administración tenían que funcionar de forma totalmente autónoma, para que los comerciales se centraran solo en cerrar negocios.
- Restricciones de seguridad: las políticas corporativas impedían el reenvío estándar de emails, así que hacía falta una alternativa que cumpliera las normas para gestionar buzones y respuestas.
- Seguimiento lento de los referidos: procesar a mano las derivaciones internas ("habla con mi compañero X") llevaba demasiado tiempo, y los leads enterprise calientes se enfriaban.
Paso a paso
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Definición del ICP y biblioteca de mensajes
Hicimos un perfilado detallado del público objetivo. Para cada sector clave definimos buyer personas concretas, sus problemas de negocio y sus responsabilidades principales. Con estos datos construimos propuestas de valor y mensajes a medida para cada secuencia de emails.
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Infraestructura segura y solución a las restricciones de TI
Para proteger los dominios corporativos principales, montamos un entorno outbound aislado con 4 dominios nuevos y 10 buzones dedicados que se comunicaban en nombre del equipo comercial.
Ante las reglas de TI que impedían el reenvío automático, evitamos complicadas solicitudes de excepción configurando cabeceras "Reply-To" personalizadas directamente en el software de outreach. Las respuestas de los clientes potenciales llegaban exactamente donde hacía falta sin comprometer los protocolos de seguridad.
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Campañas segmentadas para varios mercados
Con la plataforma Lemlist diseñamos, probamos y lanzamos 21 secuencias activas. Las campañas se organizaron por vertical y se localizaron en idioma y contenido para los mercados checo y eslovaco, con reglas avanzadas de enrutamiento de contactos.
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Automatización con IA para procesar referidos
Para eliminar los retrasos al gestionar respuestas como "De esto se encarga mi compañero X, en el email Y", integramos una capa de IA en el workflow. Extrae automáticamente y en tiempo real el nombre, el email y el teléfono del directivo recomendado y lo inscribe al momento en una secuencia de referidos dedicada. Lo que antes era un cuello de botella administrativo se convirtió en un flujo inmediato de leads relevantes.
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Reporting transparente y seguimiento del rendimiento
Para ver en tiempo real el rendimiento de las campañas, desarrollamos una aplicación de reporting a medida. Este dashboard es el centro de las reuniones periódicas de revisión, en las que evaluamos juntos el impacto en ventas y el ROI.
Los resultados
Durante los tres primeros meses, el sistema llegó a más de 5.600 prospectos en los mercados checo y eslovaco y generó más de 25 reuniones de demo para IXTENT.
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Proceso outbound escalable sin carga interna
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Outreach sistemático a 5.600 contactos por trimestre
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Infraestructura lista para seguir expandiéndose a otros países
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Procesado automático con IA de los contactos recomendados
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Visibilidad total del rendimiento con un dashboard de reporting a medida
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Secuencias y buyer personas afinadas para los mercados CZ/SK
En la etapa pospandemia y con la llegada de la IA, llegamos a la conclusión de que, para que la empresa siguiera creciendo, teníamos que cambiar la forma de encontrar nuevas oportunidades, sobre todo en marketing, en forma de leads de calidad. Me alegra mucho que encontráramos juntos la manera de usar herramientas modernas y hacer más eficiente a nuestro equipo comercial. Ahora conseguimos más, con menos esfuerzo y más probabilidades de conversión. Estoy convencido de que la automatización con IA formará parte de nuestra empresa en el futuro y crecerá con nosotros.
Conclusión
Durante los tres primeros meses de colaboración, el sistema contactó con más de 5.600 cuentas en los mercados checo y eslovaco y generó más de 25 reuniones de demo enterprise para IXTENT. Cumplió todos los objetivos de rendimiento del primer y segundo mes y los indicadores clave del tercero, lo que demuestra la viabilidad del modelo y su potencial para escalar a largo plazo.
Los account executives de IXTENT protegieron su tiempo de venta, porque la infraestructura automatizada y su capa de IA para referidos se encargaban de toda la captación. A partir de estos resultados, IXTENT amplió la colaboración al trimestre siguiente con planes para entrar en nuevos mercados internacionales.
Preguntas frecuentes
¿Cómo automatizo el outreach B2B a la alta dirección sin cargar a mi equipo comercial?
Para IXTENT montamos una infraestructura independiente (4 dominios, 10 buzones) y lanzamos 21 secuencias de Lemlist por vertical para los mercados checo y eslovaco. Los comerciales solo hacen las reuniones: en los tres primeros meses el sistema llegó a más de 5.600 contactos y generó más de 25 reuniones de demo.
¿Cómo procesar respuestas de cold email del tipo "de esto se encarga mi compañero"?
Para IXTENT añadimos una capa de IA que extrae automáticamente de la respuesta el nombre, el email y el teléfono del directivo recomendado. El contacto entra directamente en una secuencia de referidos dedicada, así que el lead no se enfría.
¿Y si el departamento de TI bloquea el reenvío de emails desde los buzones de outreach?
Para IXTENT, en lugar de pedir excepciones, configuramos una dirección Reply-To directamente en la herramienta de envío. Las respuestas de los prospectos llegan al sitio correcto y las reglas de seguridad del cliente se mantienen intactas.
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