.png?width=500&height=100&name=Untitled%20design%20(46).png)
Soluții DMS/ECM enterprise
Automatizarea achiziției B2B și un strat AI pentru procesarea contactelor
IXTENT furnizează soluții DMS/ECM enterprise (sisteme de Document Management și Enterprise Content Management). Modelul său de business se bazează pe implementări ample pentru companii mijlocii și mari.
Pentru a crește în continuare, IXTENT trebuia să înceapă să abordeze sistematic și strategic directorii C-level și top managementul din verticalele-cheie ale pieței din Cehia și Slovacia.
- Client
- IXTENT
- Industrie
- Soluții DMS/ECM enterprise
- Serviciu
- Outreach B2B cu AI
- Echipe
- Echipa de vânzări
- Durata livrării
- 3 luni (prima fază)
- Stare
- Prelungit pentru încă un trimestru
- Tehnologie
- LemlistAI layerCustom reporting app
Rezumat
IXTENT, furnizor de soluții DMS/ECM enterprise, avea nevoie să ajungă la top managementul din Cehia și Slovacia fără să își încarce agenții de vânzări. Am construit o infrastructură separată, 21 de secvențe Lemlist și un strat AI pentru contactele recomandate: peste 5.600 de contacte abordate și peste 25 de întâlniri demo în trei luni.
- IT-ul companiei bloca redirecționarea, așa că răspunsurile sunt dirijate printr-o adresă Reply-To.
- AI extrage din răspuns contactul recomandat și îl înscrie într-o secvență de recomandare.
- Sistemul a atins țintele din prima și a doua lună, iar clientul a prelungit colaborarea.
Cum funcționa înainte și cum funcționează acum
- Răspuns Prospectul trimite către un coleg Prospectul trimite către un coleg
- Căutare Contactul se caută manual AI extrage numele, e-mailul și telefonul
- Outreach Întârziere, lead-ul se răcește Contactul intră într-o secvență de recomandare
ÎnainteRăspunsurile care trimiteau către un coleg erau procesate manual, iar căutările lente îl costau pe IXTENT oportunități calde.
AcumStratul AI preia imediat din răspuns datele managerului recomandat și îl înscrie într-o secvență dedicată recomandărilor.
Provocarea
Piața DMS/ECM s-a schimbat semnificativ în ultimii ani. Pentru strategia de creștere a companiei, generarea de lead-uri trebuia adaptată, eficientizată și automatizată. Obiectivul principal era un sistem care să aducă constant întâlniri calificate pentru agenții de vânzări și să crească rata de conversie.
- Lipsa capacității interne: Outreach-ul de rutină și partea administrativă trebuiau să ruleze complet autonom, ca agenții să se concentreze strict pe închiderea deal-urilor.
- Restricții de securitate: Politicile companiei interziceau redirecționarea standard a e-mailurilor, așa că era nevoie de o soluție conformă pentru gestionarea inboxurilor și a răspunsurilor.
- Follow-up întârziat la recomandări: Procesarea manuală a trimiterilor interne („vorbiți cu colegul X”) dura prea mult, iar lead-urile enterprise calde se răceau.
Pas cu pas
-
Definirea ICP și a bibliotecii de mesaje
Am realizat un profil detaliat al publicului țintă. Pentru fiecare sector-cheie am definit buyer personas specifice, problemele lor de business și principalele responsabilități. Pe baza acestor date am construit propuneri de valoare și mesaje adaptate pentru fiecare secvență de e-mail.
-
Infrastructură sigură și depășirea restricțiilor IT
Pentru a proteja domeniile principale ale companiei, am construit un mediu outbound izolat, cu 4 domenii noi și 10 inboxuri dedicate care comunică în numele echipei de vânzări.
Confruntați cu reguli IT care interziceau redirecționarea automată, am evitat solicitările complicate de excepții configurând antete "Reply-To" personalizate direct în software-ul de outreach. Răspunsurile potențialilor clienți ajungeau exact unde trebuia, fără a compromite protocoalele de securitate.
-
Campanii segmentate pe mai multe piețe
Pe platforma Lemlist am proiectat, testat și lansat 21 de secvențe active. Campaniile au fost structurate pe verticale de industrie și localizate ca limbă și conținut pentru piețele din Cehia și Slovacia, cu reguli avansate de rutare a contactelor.
-
Automatizare AI pentru procesarea recomandărilor
Ca să eliminăm întârzierile la răspunsuri precum „De asta se ocupă colegul X, la adresa Y”, am integrat un strat AI în workflow. Acesta extrage automat, în timp real, numele, e-mailul și telefonul managerului recomandat din răspunsurile primite și îl înscrie imediat într-o secvență dedicată recomandărilor. Ce era un blocaj administrativ consumator de timp a devenit un flux instant de lead-uri relevante.
-
Raportare transparentă și urmărirea performanței
Pentru vizibilitate în timp real asupra performanței campaniilor, am dezvoltat o aplicație de raportare dedicată. Acest dashboard este punctul central al întâlnirilor periodice de review, în care evaluăm împreună impactul asupra vânzărilor și ROI-ul.
Rezultatele
În primele trei luni de funcționare, sistemul a ajuns la peste 5.600 de prospecți din piețele din Cehia și Slovacia și a generat peste 25 de întâlniri demo pentru IXTENT.
-
Proces outbound scalabil, fără efort intern
-
Abordare sistematică a 5.600 de contacte pe trimestru
-
Infrastructură pregătită pentru extinderea internațională
-
Procesare automată cu AI a contactelor recomandate
-
Vizibilitate completă a performanței într-un dashboard de raportare dedicat
-
Secvențe și buyer personas ajustate pentru piețele CZ/SK
În perioada post-COVID și odată cu apariția AI, am ajuns la concluzia că, pentru ca firma să crească în continuare, trebuie să schimbăm felul în care găsim oportunități noi, în primul rând în marketing, prin lead-uri de calitate. Mă bucur mult că am găsit împreună o cale de a folosi instrumente moderne și de a face echipa de vânzări mai eficientă. Acum facem mai mult, cu mai puțin efort și cu șanse mai bune de conversie. Sunt convins că automatizarea cu AI va deveni parte din compania noastră și va crește odată cu noi.
Concluzie
În primele trei luni de colaborare, sistemul a contactat peste 5.600 de conturi din piețele din Cehia și Slovacia și a adus peste 25 de întâlniri demo enterprise pentru IXTENT. Setup-ul a atins toate țintele de performanță din primele două luni, precum și reperele principale din luna a treia, ceea ce a confirmat viabilitatea modelului și potențialul de scalare pe termen lung.
Account executive-ii IXTENT și-au păstrat timpul pentru vânzare, pentru că infrastructura automatizată și stratul AI pentru recomandări au gestionat achiziția de la cap la coadă. Pe baza acestor rezultate, IXTENT a prelungit colaborarea pentru trimestrul următor, cu planuri de a intra pe noi piețe internaționale.
Întrebări frecvente
Cum pot automatiza outreach-ul B2B către top management fără să încarc echipa de vânzări?
Pentru IXTENT am construit o infrastructură separată (4 domenii, 10 inboxuri) și am lansat 21 de secvențe Lemlist pe verticale, pentru piețele din Cehia și Slovacia. Agenții de vânzări doar susțin întâlnirile: în primele trei luni, sistemul a ajuns la peste 5.600 de contacte și a adus mai mult de 25 de întâlniri demo.
Cum se procesează răspunsurile la cold e-mail de tipul „de asta se ocupă colegul meu”?
Pentru IXTENT am adăugat un strat AI care extrage automat din răspuns numele, e-mailul și telefonul managerului recomandat. Contactul intră apoi direct într-o secvență dedicată recomandărilor, așa că lead-ul nu se răcește.
Ce faci dacă IT-ul companiei blochează redirecționarea e-mailurilor din inboxurile de outreach?
Pentru IXTENT, în loc să cerem excepții, am setat o adresă Reply-To direct în instrumentul de trimitere. Răspunsurile prospecților ajung unde trebuie, iar regulile de securitate ale clientului rămân neatinse.
Migrare în Webflow fără sincope și fără downtime
Migrarea în HubSpot aduce claritate în tot funnelul
Tranziția de la o temă Shopify 1.0 învechită la modernul Shopify OS 2.0