Fintech, realitní crowdfunding

Propojení HubSpot CRM a Asany pro interní schvalování

Investown je platforma, která zprostředkovává investice do realitních úvěrů formou crowdfundingu. Propojuje investory s realitními projekty a zajišťuje proces od výběru projektu po jeho financování.

Přečíst studii nahlas hlas prohlížeče

Klient: Investown
Obor: Fintech, realitní crowdfunding
Služba: Custom integrace
Týmy: Sales, marketing, legal, risk
Stav: V produkci, dál rozšiřováno
Technologie: HubSpot CRMAsanaMake

0ručních přepisů při předání dealu k posouzení

Desítky hodinušetřeno každý týden

+2další napojení po MVP: spisové dokumenty a evidenční tabulky

Shrnutí

Investown propojil HubSpot CRM s Asanou bez hotové aplikace: když deal dojde do fáze posouzení, integrace v Make sama vytvoří task v Asaně, výsledek posouzení vrátí do HubSpotu a posune deal do správné fáze.

Předpřipravené integrační aplikace scénář schvalování nepokrývaly.
Začali jsme MVP v jednom směru, pak doplnili obousměrnou synchronizaci.
Integrace dnes zapisuje i do spisových dokumentů a evidenčních tabulek.

Proces

Jak to fungovalo dřív a jak teď

HubSpot Obchodník přesune deal Deal přejde do fáze posouzení
Předání Ručně založit task v Asaně Make zachytí změnu fáze
Asana Zkopírovat údaje z dealu Task vznikne s daty z HubSpotu
Posouzení Legal a risk posoudí Legal a risk posoudí
HubSpot Výsledek předat zpět ručně Výsledek se vrátí, deal se posune

DříveKaždé předání k posouzení znamenalo ruční založení tasku, kopírování dat a předání výsledku zpět mezi týmy.

NyníPředání, synchronizace i návrat výsledku probíhají automaticky, data se mezi dealem a taskem synchronizují oběma směry.

Výzva

Sales a marketing v Investownu pracoval v HubSpot CRM, zatímco týmy legal a risk assessment řešily interní posuzování v Asaně. V určité fázi sales procesu bylo potřeba předat deal k vyhodnocení rizik, což znamenalo ručně vytvořit task v Asaně, doplnit k němu informace z HubSpotu a následně si mezi týmy manuálně předávat výsledek posouzení. Předvytvořené integrační aplikace tento scénář nepokrývaly

Cíle projektu:

Automatizovat předání dealu z HubSpotu do Asany
Přenést do Asany všechny klíčové informace bez ručního kopírování,
Vracet výsledek posouzení rizika zpět do HubSpotu
Zajistit obousměrnou synchronizaci aktualizací mezi deelem a taskem

Řešení

Postup krok za krokem

Audit procesu a identifikace slabých míst

S klientem jsme zmapovali celý proces předávání dealu k internímu posouzení. Vyznačili jsme kritická místa, kde je potřeba rychlá synchronizace dat, a části procesu, které byly závislé na manuální práci.
Návrh cílového procesu a definice automatizace

Navrhli jsme, jak má proces fungovat v plně automatizované podobě, a stanovili jsme pravidla pro předání dealu do posouzení rizik, včetně toho, jaké údaje se mají přenášet a kdy se mají aktualizovat.
Dodání MVP integrace (HubSpot → Asana)

Připravili jsme základní verzi řešení v platformě Make: při přesunu dealu do fáze vyžadující posouzení se automaticky vytvořil task v Asaně a do tasku se zkopírovaly potřebné informace z HubSpotu.
Obousměrná synchronizace a návrat výsledku do HubSpotu

Doplnili jsme logiku, aby se po vyhodnocení rizika poslala informace zpět do HubSpotu a deal se automaticky přesunul do odpovídající stage.

Zároveň jsme nastavili obousměrné aktualizace klíčových polí mezi dealem a taskem při každé změně.
Produkční testování a postupné rozšiřování integrace

Po nasazení do produkce jsme řešení průběžně testovali a ladili tak, aby přesně odpovídalo klientovým představám.

Následně jsme integraci rozšiřovali podle dalších potřeb, včetně napojení na spisové dokumenty a evidenční tabulky pro automatický zápis klíčových údajů.

Výsledek

Investown má nyní plně automatizované předávání zakázek a synchronizaci dat mezi HubSpotem a Asanou.

Ušetřené desítky hodin týdně
Odstranění manuálních kroků
Méně dotazů na stav zakázky
Nižší chybovost díky automatizaci

Reference jiného klienta

Nedávno jsme s FORECOM realizovali komplexní projekt implementace HubSpot Marketing Hubu, včetně hloubkového poradenství kolem CDP Segment a několika složitých integrací a workflow. Věnovali čas tomu, aby pochopili naše konkrétní potřeby, a přizpůsobili řešení tak, aby se bezproblémově napojilo na naše stávající systémy.

J. Unčovský, Bankovnictví a finanční služby, recenze z HubSpot Marketplace

Závěr

Ve FORECOMU máme zkušenost s tím, že firmy často kombinují více nástrojů pro různé části procesu – například CRM pro sales a samostatný systém pro interní schvalování.

U Investownu jsme na tomto základě navrhli a dodali custom integraci, která propojila HubSpot a Asanu a doplnila napojení na další interní podklady.

Díky tomu dnes může předávání zakázek k posouzení probíhat konzistentně a automatizovaně, s jasnou návazností mezi jednotlivými kroky.

Časté otázky

Dá se HubSpot propojit s Asanou, když hotová integrace nestačí?

Ano. U Investownu předpřipravené integrační aplikace scénář schvalování nepokrývaly, proto jsme postavili vlastní integraci v platformě Make. Při přesunu dealu do fáze posouzení vznikne v Asaně task s údaji z HubSpotu a výsledek se vrací zpět do dealu.

Jak se výsledek posouzení rizika dostane zpět do HubSpotu?

Po vyhodnocení v Asaně integrace pošle výsledek do HubSpotu a deal se automaticky přesune do odpovídající fáze. Klíčová pole se mezi dealem a taskem synchronizují obousměrně při každé změně.

Proč integraci začít jako MVP?

Nejdřív jsme dodali jednosměrné MVP (HubSpot → Asana). Po nasazení do produkce jsme ho u Investownu ladili a podle dalších potřeb doplnili obousměrnou synchronizaci a napojení na spisy a evidenční tabulky.