Konverzační AI pro zákaznický servis

HubSpot a Salesforce pro Parloa: od spuštění k dlouhodobé MarOps spolupráci

Parloa je berlínská firma zaměřená na konverzační AI. Její platforma AI agentů automatizuje zákaznickou komunikaci pro enterprise kontaktní centra po telefonu i v digitálních kanálech.

Přečíst studii nahlas hlas prohlížeče

Klient: Parloa
Obor: Konverzační AI pro zákaznický servis
Služba: HubSpot a Salesforce
Doba dodání: 2023 až 2026
Stav: Spuštěno v prosinci 2023, poté průběžná podpora
Technologie: HubSpot Marketing HubSalesforceLivestormZapierTicket TailorClay

3,5 měs.od podpisu smlouvy po spuštění HubSpotu

250formulářů s jednotným sledováním typu odeslání

2,5 rokuprůběžné MarOps podpory po spuštění

Shrnutí

Parloa, berlínská firma s AI agenty pro zákaznický servis, potřebovala HubSpot, který bude od začátku spolupracovat se Salesforce. Implementovali jsme HubSpot s obousměrnou synchronizací, sjednotili MQL proces a lead scoring a tým marketingových operací jsme dál podporovali.

HubSpot v provozu za 3,5 měsíce, synchronizace se Salesforce otestovaná v sandboxu.
Jedna definice MQL a jedno společné skóre leadu pro marketing i obchod.
Webináře, akce a formuláře s úplnými daty o zdroji a atribucí.

Výzva

Hlavním CRM Parloa byl Salesforce a marketing potřeboval nástroj pro automatizaci, který s ním bude od začátku spolupracovat. Kromě e-mailů k webinářům a měsíčního newsletteru Parloa neměla žádné automatizované e-maily, šablony i workflow tedy vznikaly od nuly. Double opt-in byl požadavek od prvního dne. Parloa porovnávala HubSpot s Pardotem a ActiveCampaign a vybrala HubSpot Marketing Hub. RevOps tým byl malý, takže hledali partnera, který implementaci povede, ne jen poradí.

Cíle projektu:

Spustit HubSpot během několika měsíců od podpisu.
Nastavit spolehlivou obousměrnou synchronizaci HubSpotu a Salesforce.
Sjednotit definici kvalifikovaného leadu (MQL) pro marketing i obchod.
Zachytávat leady z formulářů, webinářů a akcí s úplnými daty o zdroji.

Řešení

Postup krok za krokem

Implementace HubSpotu a propojení se Salesforce

Portál jsme nastavili s hostingem dat v EU, SSO, dvoufázovým ověřením, týmy, autentizací e-mailové domény a centrem odběrů a měření HubSpotu jsme napojili přes Google Tag Manager. S RevOps týmem Parloa jsme zmapovali cestu inbound leadu a synchronizaci testovali postupně: nejdřív HubSpot proti sandboxu Salesforce, pak proti produkci, potom celou cestu uživatele a až nakonec rozhodnutí o spuštění. Hodnoty země, oboru a trhu jsme namapovali na výběrové seznamy v Salesforce, takže fungoval routing leadů podle oboru a záznamy přestaly padat kvůli chybějícím nebo nesouhlasným hodnotám. Skryté pole „Lead Rating“ ve všech formulářích určovalo prioritu, s jakou se obchod ozve. HubSpot byl v provozu v prosinci 2023, zhruba tři a půl měsíce po podpisu smlouvy. O týden později jsme během jediného dne připravili formuláře a workflow pro landing page největšího veletrhu roku, kterého se Parloa účastnila.
MQL proces a lead scoring

S marketingem a RevOps jsme přepracovali MQL proces: workflow nastaví MQL stav v HubSpotu a pošle ho do Salesforce, obchodem přijaté příležitosti (SAO) se vracejí zpět do HubSpotu. Vyřešili jsme konflikt synchronizace, kvůli kterému Salesforce přepisoval MQL stav u více než 10 000 záznamů. Když HubSpot v roce 2025 ukončil původní scoringové vlastnosti, převedli jsme kritéria do nového nástroje pro lead scoring a dvě skóre sloučili do jednoho společného pro Salesforce.
Webináře, akce a formuláře

Ke spuštění jsme dodali základní formuláře (kontakt na obchod, žádost o demo, obsah ke stažení, partnerství, newsletter, webinář) a napojili LinkedIn Lead Gen formuláře. Postavili jsme univerzální workflow pro registrace a účast na webinářích v Livestormu včetně synchronizace účastníků i neúčastníků do Salesforce a zpracování leadů z veletrhů a partnerských akcí. Pro partnerský program Parloa (přes 30 partnerů) jsme nastavili atribuci partnerských leadů a vícekrokový formulář „Become a partner“. Obsah ke stažení, například analytické reporty, dostal vlastní formuláře a workflow se sledováním kampaní v Salesforce. Později jsme přes Zapier napojili Ticket Tailor a doplnili UTM atribuci registrací. Aby šlo reportovat podle typu formuláře, přidali jsme skryté pole „Form Submission Type“ do 250 formulářů.
Souhlasy a kvalita dat

Před spuštěním jsme zauditovali cookie lištu a navrhli spouštění tagů podle udělených souhlasů a náš vývojář postavil vlastní stránku potvrzení opt-inu a stránku nastavení e-mailových preferencí. Později jsme připravili a spustili double opt-in (v provozu od března 2025) s reportem stavu souhlasů a postupem pro odebírání marketingových kontaktů. Pravidelná údržba dat, oprava obohacování a audit portálu v prosinci 2025 držely databázi v pořádku.
Reporting a atribuce

Přenesli jsme dashboard pipeline ze Salesforce do HubSpotu, postavili dashboardy pro webináře a akce, opravili placenou návštěvnost, která se počítala jako organická, a nastavili sledování leadů z LinkedInu, Google Ads display, kliků v e-mailech a posledního kliku na CTA. Dashboard zdraví integrace převedl chyby synchronizace na jasný seznam úkolů pro správce Salesforce.
E-mailové šablony pro rebrand a průběžná podpora

Pro rebrand Parloa jsme v design manageru přestavěli e-mailové šablony s novými fonty, barvami a vlastními moduly tlačítek a tým jsme v nich proškolili. Od února 2024 jsme poskytovali průběžnou podporu přes sdílený Slack kanál a dvakrát týdně synchronizace s týmem marketingových operací.

Výsledek

HubSpot a Salesforce fungovaly v Parloa jako jeden systém: marketing zachytával a kvalifikoval leady v HubSpotu, obchod s nimi pracoval v Salesforce a oba týmy reportovaly ze stejných dat.

Spuštění za 3,5 měsíceSynchronizace se Salesforce nejdřív otestovaná v sandboxu.
Jedna definice MQLSpolečná pro marketing i obchod, s jedním skóre leadu.
250 formulářůS jednotným sledováním pro reporting podle typu.
2,5 roku podporyPraktická MarOps podpora i po spuštění.

Závěr

Firmy, které obchod řídí v Salesforce, se často bojí přidat HubSpot, protože čekají dva systémy a dvě verze pravdy. U Parloa jsme ukázali opak: s otestovanou synchronizací, společnými definicemi a pravidelnou péčí o nastavení se HubSpot stal marketingovou částí jednoho propojeného systému.

Časté otázky

Dá se HubSpot používat pro marketing, když obchod pracuje v Salesforce?

Ano. U Parloa zůstal Salesforce hlavním CRM a HubSpot jsme nasadili jako marketingovou platformu s obousměrnou synchronizací. Kontakty, MQL stav i obchodem přijaté příležitosti se mezi systémy přenášely automaticky.

Jak nastavit synchronizaci HubSpotu a Salesforce bez rizika pro produkční data?

Pro Parloa jsme nejdřív propojili sandbox HubSpotu se sandboxem Salesforce a otestovali routing leadů. Teprve potom jsme synchronizovali existující kontakty do produkce a namapovali hodnoty jako země, obor a trh na výběrové seznamy v Salesforce.

Jak dlouho trvá implementace HubSpotu se Salesforce integrací?

Parloa měla HubSpot v provozu zhruba tři a půl měsíce po podpisu smlouvy, včetně testované synchronizace se Salesforce. Na spuštění navázala průběžná podpora: MQL proces, lead scoring, double opt-in, reporting a e-mailové šablony.