Software pro statiky a projektanty

Z Pardotu do HubSpotu za dva měsíce: migrace IDEA StatiCa vedle Salesforce

IDEA StatiCa je brněnská softwarová firma, která vyvíjí inženýrský software pro návrh a posouzení ocelových a betonových spojů, prvků a detailů. Jejími zákazníky jsou statici po celém světě, obsluhovaní přímo i přes globální síť prodejců.

Přečíst studii nahlas hlas prohlížeče

Klient: IDEA StatiCa
Obor: Software pro statiky a projektanty
Služba: Migrace z Pardotu do HubSpotu
Stav: Marketing v HubSpotu od února 2024, dál konzultujeme
Technologie: HubSpot Marketing HubSalesforcePardot (Account Engagement)

2 měsíceod rozhodnutí po plný provoz marketingu v HubSpotu

44formulářů nahrazeno v až 10 jazycích

100 000+kontaktů přeneseno do HubSpotu

Shrnutí

IDEA StatiCa, brněnský vývojář softwaru pro statiky, potřebovala nahradit Pardot dřív, než skončí smlouva. Převedli jsme 44 vícejazyčných formulářů, automatizace a přes 100 000 kontaktů do HubSpotu a napojili ho na Salesforce. Za dva měsíce od rozhodnutí běžel marketing celý v HubSpotu.

44 formulářů v až 10 jazycích s logikou přiřazení prodejce a souhlasů.
Completion actions z Pardotu přestavěné na workflow se zachovaným routingem.
Salesforce zůstal CRM, synchronizace je bohatší než v Pardotu.

Proces

Jak to fungovalo dřív a jak teď

Formuláře Form handlery v Pardotu Formuláře HubSpotu v až 10 jazycích
Logika po odeslání Completion actions v Pardotu Workflow v HubSpotu se stejnými poli
E-maily Šablony a série v Pardotu Šablony a série v HubSpotu
Synchronizace Omezená vazba Pardot a Salesforce Mapování polí, kampaní a historie
CRM Salesforce Salesforce

DříveMarketing běžel v Pardotu s omezenou synchronizací se Salesforce a pomalou správou.

NyníMarketing běží v HubSpotu, obchod dál v Salesforce, data mezi nimi tečou podle společného mapování.

Výzva

IDEA StatiCa tři roky používala pro e-mailing a marketingovou automatizaci Pardot (Salesforce Account Engagement), CRM byl Salesforce. Tým zjistil, že Pardot řadu scénářů nepokryje, synchronizace se Salesforce je omezená a systém je pomalý. Rozhodli se přesunout marketing do HubSpotu a Salesforce ponechat pro obchod a servis.

Nejtěžší byl čas. Ve chvíli, kdy byla smlouva s HubSpotem podepsaná, zbývaly do konce smlouvy na Pardot necelé dva měsíce, včetně vánočních svátků. Všechno, co marketing v Pardotu provozoval, muselo do té doby fungovat v HubSpotu.

Cíle projektu:

Nahradit všechny formuláře a form handlery na webu ve všech jazykových verzích tak, aby se neztratil žádný lead.
Převést completion actions, navazující e-maily a e-mailové série z Pardotu do workflow v HubSpotu.
Přenést existující kontakty a propojit HubSpot se Salesforce včetně routingu a polí, na kterých stojí obchod.
Proškolit tým, aby HubSpot zvládal sám.

Řešení

Postup krok za krokem

Testovací prostředí a návrh integrace

Ještě před nákupem jsme otevřeli zkušební portál, napojili ho přes samostatného integračního uživatele na sandbox Salesforce a prošli vlastní seznam testovacích scénářů IDEA StatiCa. Mapování polí a pravidla synchronizace jsme navrhli společně s jejich správcem Salesforce, takže integraci mají po spuštění pod kontrolou.
Přestavba formulářů a completion actions

Formuláře v Pardotu nesly hodně logiky: výběr země, přiřazení prodejce podle země, typ licence, souhlas a data o první a poslední konverzi. Nahradili jsme 44 formulářů a form handlerů na webu v až 10 jazycích formuláři HubSpotu a completion actions přestavěli na workflow, která nastavují stejná pole a zachovávají routing vlastnictví v Salesforce. Vše jsme otestovali na testovacím webu webové agentury, než jsme přepnuli produkci.
E-maily, šablony a landing pages

Připravili jsme šablony pro e-maily, formuláře a landing pages a znovu vytvořili navazující e-maily a e-mailové série ke každému formuláři. Nastavili jsme také typy odběrů a centrum preferencí pro správu souhlasů.
Kontakty a synchronizace se Salesforce

Přenesli jsme přes 100 000 existujících kontaktů a po kontrole napojili HubSpot na produkční Salesforce, s vlastním mapováním polí, synchronizací kampaní, historií interakcí a sjednoceným seznamem zemí v obou systémech. Navíc jsme postavili model lead scoringu a gradingu.
Školení a průběžné konzultace

Marketingový tým jsme proškolili v novém nastavení a zůstali jsme ad hoc partnerem: reporting, nastavení DNS a e-mailů, lead scoring, zaškolení nových kolegů, školení reportingu pro mezinárodní tým, workshopy k obohacování dat a buyer intent.

Výsledek

Dva měsíce po rozhodnutí běžel marketing IDEA StatiCa celý na HubSpotu, ještě před vypršením smlouvy na Pardot, a tým se mohl pustit do automatizací, které Pardot neumožňoval.

Provoz za 2 měsíceOd rozhodnutí po plný provoz marketingu v HubSpotu.
44 formulářůNahrazeno v až 10 jazycích.
Přes 100 000 kontaktůPřeneseno z Pardotu do HubSpotu.
Salesforce zůstává CRMS bohatší synchronizací, než nabízel Pardot.

Závěr

Řada firem zůstává u Pardotu, protože jejich CRM je Salesforce a změna působí rizikově. IDEA StatiCa ukazuje, že marketing se dá přesunout do HubSpotu vedle Salesforce i pod tlakem pevného termínu, pokud se formuláře, automatizace a synchronizace pečlivě zmapují a otestují ještě před produkcí. Migrace navíc otevřela cestu k integracím a automatizacím, které v Pardotu šly postavit jen těžko.

Časté otázky

Jak dlouho trvá migrace z Pardotu do HubSpotu?

IDEA StatiCa měla marketing celý v HubSpotu dva měsíce po rozhodnutí, ještě před koncem smlouvy na Pardot. Pomohlo, že jsme integraci se Salesforce otestovali v sandboxu ještě před nákupem a formuláře zkoušeli na testovacím webu.

Dá se nahradit Pardot HubSpotem a ponechat Salesforce jako CRM?

Ano. IDEA StatiCa používá HubSpot pro marketing a Salesforce pro obchod a servis. Synchronizaci jsme navrhli s jejich správcem Salesforce, včetně mapování polí, kampaní, historie interakcí a jednotného seznamu zemí.

Jak převést completion actions z Pardotu do HubSpotu?

Completion actions jsme v HubSpotu přestavěli na workflow navázaná na jednotlivé formuláře. U IDEA StatiCa nastavují typ licence, souhlas, data o konverzi a přiřazení prodejce podle země, takže routing v Salesforce funguje stejně jako dřív.