HubSpot i Salesforce dla Parloa: od startu do długoterminowego partnerstwa MarOps

Skonfigurowaliśmy portal z hostingiem danych w UE, SSO, uwierzytelnianiem dwuskładnikowym, zespołami, uwierzytelnieniem domeny e-mail i centrum subskrypcji, a tracking HubSpota podłączyliśmy przez Google Tag Manager. Razem z zespołem RevOps Parloa zmapowaliśmy ścieżkę leadów inbound i krok po kroku testowaliśmy synchronizację: najpierw HubSpot połączony z sandboksem Salesforce, potem z produkcją, a następnie cała ścieżka użytkownika przed decyzją go/no-go. Wartości kraju, branży i rynku zmapowaliśmy na picklisty Salesforce, dzięki czemu routing leadów według branży zadziałał, a rekordy przestały odpadać z synchronizacji z powodu brakujących lub niezgodnych wartości. Ukryte pole „Lead Rating” w każdym formularzu ustalało priorytet reakcji dla business development. HubSpot ruszył w grudniu 2023, około trzech i pół miesiąca po podpisaniu umowy. Tydzień później w ciągu jednego dnia zbudowaliśmy formularze i workflowy dla landing page'a największych targów Parloa w roku.

Razem z marketingiem i RevOps przeprojektowaliśmy proces MQL: workflow ustawia status MQL w HubSpocie i synchronizuje go z Salesforce, a Sales Accepted Opportunities wracają do HubSpota. Rozwiązaliśmy konflikt synchronizacji, w którym Salesforce nadpisywał status MQL w ponad 10 000 rekordów. Gdy w 2025 roku HubSpot wycofał starsze właściwości scoringowe, odtworzyliśmy kryteria w nowym narzędziu do lead scoringu i połączyliśmy dwa scory w jeden łączny wynik dla Salesforce.

Na start dostarczyliśmy podstawowe formularze (kontakt ze sprzedażą, prośba o demo, treści za formularzem, partnerstwo, newsletter, webinar) i podłączyliśmy formularze LinkedIn Lead Gen. Zbudowaliśmy uniwersalne workflowy rejestracji i obecności dla webinarów w Livestorm, z danymi uczestników i nieobecnych synchronizowanymi z Salesforce, oraz obsługę leadów z targów i wydarzeń partnerskich. Dla programu partnerskiego Parloa (ponad 30 partnerów) ustawiliśmy atrybucję leadów partnerskich i wieloetapowy formularz „Zostań partnerem”. Treści za formularzem, takie jak raporty analityków, dostały własne formularze i workflowy ze śledzeniem kampanii w Salesforce. Później podłączyliśmy Ticket Tailor przez Zapier i dodaliśmy atrybucję UTM do rejestracji na wydarzenia. Aby umożliwić raportowanie według typu formularza, dodaliśmy ukryte pole „Form Submission Type” do 250 formularzy.

Przed startem przeprowadziliśmy audyt zgód na cookies i zaproponowaliśmy uruchamianie tagów na podstawie zgód z narzędzia do ich zarządzania, a nasz programista zbudował własną stronę potwierdzenia opt-in i stronę preferencji e-mailowych. Później przygotowaliśmy i uruchomiliśmy double opt-in (od marca 2025), z raportowaniem statusu opt-in i procesem usuwania kontaktów marketingowych. Regularna higiena danych, poprawki wzbogacania danych i audyt portalu w grudniu 2025 utrzymały bazę w czystości.

Odtworzyliśmy w HubSpocie dashboard pipeline'u z Salesforce, zbudowaliśmy dashboardy webinarów i wydarzeń, naprawiliśmy płatny ruch liczony jako organiczny i ustawiliśmy śledzenie leadów z LinkedIn, reklam displayowych Google Ads, kliknięć w e-mailach i ostatniego kliknięcia CTA. Dashboard kondycji integracji zamienił błędy synchronizacji w jasną listę działań dla administratorów Salesforce.

Na potrzeby rebrandingu Parloa przebudowaliśmy szablony e-maili w design managerze z nowymi fontami, kolorami i własnymi modułami przycisków oraz przeszkoliliśmy zespół z ich używania. Od lutego 2024 prowadzimy bieżące wsparcie przez wspólny kanał na Slacku i spotkania z zespołem marketing operations dwa razy w tygodniu.