HubSpot y Salesforce para Parloa: de la puesta en marcha a una colaboración MarOps a largo plazo

Configuramos el portal con alojamiento de datos en la UE, SSO, autenticación de dos factores, equipos, autenticación de email y un centro de suscripciones, y conectamos el seguimiento de HubSpot a través de Google Tag Manager. Mapeamos el recorrido de los leads entrantes con el equipo de RevOps de Parloa y probamos la sincronización paso a paso: primero HubSpot conectado a un sandbox de Salesforce, luego a producción y después el recorrido completo del usuario antes de decidir si se lanzaba o no. Mapeamos los valores de país, sector y mercado con las listas de selección de Salesforce, de modo que el enrutamiento de leads por sector funcionara y los registros dejaran de fallar en la sincronización por valores ausentes o que no coincidían. Un campo oculto "Lead Rating" en cada formulario fijaba la prioridad de respuesta para business development. HubSpot se puso en marcha en diciembre de 2023, unos tres meses y medio después de la firma del acuerdo. Una semana más tarde construimos en un solo día los formularios y workflows de la landing page de la mayor feria del año de Parloa.

Junto con marketing y RevOps rediseñamos el proceso MQL: un workflow asigna el estado MQL en HubSpot y lo sincroniza con Salesforce, y las Sales Accepted Opportunities vuelven a HubSpot. Resolvimos un conflicto de sincronización en el que Salesforce sobrescribía el estado MQL en más de 10.000 registros. Cuando HubSpot retiró sus propiedades de scoring antiguas en 2025, reconstruimos los criterios en la nueva herramienta de lead scoring y unimos dos puntuaciones en un único score combinado para Salesforce.

En el lanzamiento entregamos los formularios principales (contacto con ventas, solicitud de demo, contenido protegido, partnership, newsletter, webinar) y conectamos los formularios de LinkedIn Lead Gen. Creamos workflows universales de registro y asistencia para los webinars de Livestorm, con los datos de asistentes y ausentes sincronizados con Salesforce, y la gestión de leads de ferias y eventos de partners. Para el programa de partners de Parloa (más de 30 partners) configuramos la atribución de leads de partners y un formulario de varios pasos "Become a partner". El contenido protegido, como los informes de analistas, tuvo sus propios formularios y workflows con seguimiento de campañas en Salesforce. Más adelante conectamos Ticket Tailor mediante Zapier y añadimos atribución UTM a los registros de eventos. Para poder reportar por tipo de formulario, añadimos un campo oculto "Form Submission Type" a 250 formularios.

Antes del lanzamiento auditamos el consentimiento de cookies y propusimos activadores de etiquetas basados en el consentimiento gestionado por la herramienta de consentimiento, y nuestro desarrollador creó una página personalizada de confirmación del opt-in y una página de preferencias de email. Más tarde preparamos y lanzamos el doble opt-in (activo desde marzo de 2025), con reporting del estado de opt-in y un proceso para eliminar contactos de marketing. La limpieza periódica de datos, las correcciones del enriquecimiento y una auditoría del portal en diciembre de 2025 mantuvieron la base de datos limpia.

Replicamos en HubSpot el dashboard de pipeline de Salesforce, creamos dashboards de webinars y eventos, corregimos el tráfico de pago que se contabilizaba como orgánico y configuramos el seguimiento de leads de LinkedIn, display de Google Ads, clics en emails y el último clic en un CTA. Un dashboard del estado de la integración convirtió los errores de sincronización en una lista de acciones clara para los administradores de Salesforce.

Para el rebranding de Parloa reconstruimos las plantillas de email en el design manager con nuevas tipografías, colores y módulos de botón personalizados, y formamos al equipo para usarlas. Desde febrero de 2024 damos soporte continuo a través de un canal de Slack compartido y reuniones de seguimiento dos veces por semana con el equipo de marketing operations.