Beszélgetésalapú AI az ügyfélszolgálatban

HubSpot és Salesforce a Parloánál: az élesítéstől a hosszú távú MarOps-partnerségig

A Parloa berlini székhelyű, beszélgetésalapú AI-val foglalkozó vállalat. AI agent platformja telefonon és digitális csatornákon automatizálja az ügyfélszolgálati beszélgetéseket nagyvállalati contact centerek számára.

Esettanulmány felolvasása a böngésző hangja

Ügyfél: Parloa
Iparág: Beszélgetésalapú AI az ügyfélszolgálatban
Szolgáltatás: HubSpot és Salesforce
Átfutási idő: 2023 és 2026 között
Állapot: Élesben 2023 decembere óta, folyamatos támogatással
Technológia: HubSpot Marketing HubSalesforceLivestormZapierTicket TailorClay

3,5 hónapa szerződés aláírásától a HubSpot élesítéséig

250űrlap egységes beküldésitípus-követéssel

2,5 évfolyamatos MarOps-támogatás az élesítés után

Összefoglaló

A berlini Parloa ügyfélszolgálati AI agenteket fejleszt, és a HubSpotnak az első naptól együtt kellett működnie a Salesforce-szal. Bevezettük a HubSpotot kétirányú szinkronnal, összehangoltuk az MQL-folyamatot és a lead scoringot, és azóta is támogatjuk a marketingműveleti csapatot.

A HubSpot 3,5 hónap alatt élesedett, a Salesforce-szinkront előbb sandboxban teszteltük.
Egy MQL-definíció és egy összesített lead score a marketingnek és az értékesítésnek.
Webinárok, események és űrlapok teljes forrásadatokkal és attribúcióval.

A kihívás

A Parloa fő CRM-je a Salesforce volt, a marketingcsapatnak pedig olyan marketingautomatizálási platformra volt szüksége, amely az első naptól együttműködik vele. A webináriumi e-maileken és a havi hírlevélen kívül a Parloának nem voltak automatizált e-mailjei, így a sablonokat és workflow-kat a nulláról kellett felépíteni. A double opt-in kezdettől követelmény volt. A Parloa összevetette a HubSpotot a Pardottal és az ActiveCampaignnel, és a HubSpot Marketing Hubot választotta. A RevOps-csapat kicsi volt, ezért olyan partnerre volt szükségük, aki nemcsak tanácsot ad, hanem vezeti a bevezetést.

A projekt céljai:

A HubSpot elindítása néhány hónapon belül a szerződéskötés után.
Megbízható kétirányú szinkron beállítása a HubSpot és a Salesforce között.
Egy közös minősített lead (MQL) definíció elfogadása a marketing és az értékesítés számára.
Leadek gyűjtése űrlapokból, webinárokról és eseményekről, teljes forrásadatokkal.

A megoldás

Lépésről lépésre

HubSpot-bevezetés és Salesforce-szinkron

Beállítottuk a portált EU-s adattárolással, SSO-val, kétfaktoros hitelesítéssel, csapatokkal, e-mail-hitelesítéssel és feliratkozási központtal, a HubSpot követést pedig a Google Tag Manageren keresztül kötöttük be. A Parloa RevOps-csapatával feltérképeztük az inbound leadek útját, és lépésről lépésre teszteltük a szinkront: a HubSpotot előbb egy Salesforce sandboxszal, majd az éles rendszerrel kötöttük össze, végül a teljes felhasználói utat teszteltük a go/no-go döntés előtt. Az ország, iparág és piac értékeit megfeleltettük a Salesforce picklistjeinek, így az iparág szerinti leadirányítás működött, és a rekordok többé nem akadtak el a szinkronban hiányzó vagy eltérő értékek miatt. Minden űrlapon egy rejtett „Lead Rating” mező határozta meg az üzletfejlesztés reakcióprioritását. A HubSpot 2023 decemberében, körülbelül három és fél hónappal a szerződés aláírása után élesedett. Egy héttel később egyetlen nap alatt elkészítettük az űrlapokat és workflow-kat a Parloa év legnagyobb szakkiállításának landing page-éhez.
MQL-folyamat és lead scoring

A marketinggel és a RevOps-szal közösen újraterveztük az MQL-folyamatot: egy workflow beállítja az MQL-státuszt a HubSpotban, és szinkronizálja a Salesforce-ba, a Sales Accepted Opportunity-k pedig visszaáramlanak a HubSpotba. Megoldottunk egy szinkronütközést, amelyben a Salesforce több mint 10 000 rekordon írta felül az MQL-státuszt. Amikor a HubSpot 2025-ben kivezette a régi scoring tulajdonságokat, a kritériumokat újraépítettük az új lead scoring eszközben, és két pontszámot egyetlen összesített pontszámmá vontunk össze a Salesforce számára.
Webinárok, események és űrlapok

Az induláskor átadtuk az alapűrlapokat (kapcsolatfelvétel az értékesítéssel, demókérés, zárolt tartalom, partnerség, hírlevél, webinár), és bekötöttük a LinkedIn Lead Gen űrlapokat. Univerzális regisztrációs és részvételi workflow-kat építettünk a Livestorm webinárokhoz, a résztvevők és a távolmaradók adatainak Salesforce-szinkronjával, valamint leadkezelést a szakkiállításokhoz és partnereseményekhez. A Parloa partnerprogramjához (30+ partner) beállítottuk a partnerleadek attribúcióját és egy többlépéses „Legyen partnerünk” űrlapot. A zárolt tartalmak, például az elemzői riportok, saját űrlapokat és workflow-kat kaptak Salesforce-kampánykövetéssel. Később a Zapieren keresztül bekötöttük a Ticket Tailort, és UTM-attribúcióval bővítettük az eseményregisztrációkat. Hogy az űrlaptípus szerinti riportok lehetségesek legyenek, 250 űrlapot láttunk el rejtett „Form Submission Type” mezővel.
Hozzájárulás és adatminőség

Az indulás előtt auditáltuk a cookie-hozzájárulást, és a hozzájáruláskezelő eszközre épülő, hozzájárulásalapú tag-triggereket javasoltunk, fejlesztőnk pedig egyedi opt-in megerősítő oldalt és e-mail-preferencia oldalt készített. Később előkészítettük és elindítottuk a double opt-int (élesben 2025 márciusa óta), az opt-in státuszra vonatkozó riportokkal és a marketingkapcsolatok eltávolításának folyamatával. A rendszeres adattisztítás, az adatdúsítási javítások és egy 2025 decemberi portálaudit tisztán tartották az adatbázist.
Riportok és attribúció

A Salesforce pipeline-dashboardját lemásoltuk a HubSpotban, webinár- és eseménydashboardokat építettünk, kijavítottuk az organikusként számolt fizetett forgalmat, és beállítottuk a LinkedIn-leadek, a Google Ads display, az e-mail-kattintások és az utolsó CTA-kattintás követését. Egy integrációs állapot-dashboard a szinkronhibákat világos teendőlistává alakította a Salesforce-adminisztrátorok számára.
Rebrandingre kész e-mail-sablonok és folyamatos támogatás

A Parloa rebrandingjéhez a design managerben újraépítettük az e-mail-sablonokat új betűtípusokkal, színekkel és egyedi gombmodulokkal, és betanítottuk a csapatot a használatukra. 2024 februárjától közös Slack-csatornán és heti kétszeri egyeztetéseken nyújtottunk folyamatos támogatást a marketingműveleti csapatnak.

Az eredmény

A Parloánál a HubSpot és a Salesforce egy rendszerként működött: a marketing a HubSpotban gyűjtötte és minősítette a leadeket, az értékesítés a Salesforce-ban dolgozott velük, és mindkét csapat ugyanazokból az adatokból riportolt.

Élesben 3,5 hónap alattA Salesforce-szinkront előbb sandboxban teszteltük.
Egy MQL-definícióKözös a marketingnek és az értékesítésnek, egy összesített lead score-ral.
250 űrlapEgységes követéssel a beküldési típus szerinti riportokhoz.
2,5 év támogatásGyakorlati MarOps-támogatás az élesítés után.

Összegzés

Azok a cégek, amelyek a Salesforce-ban értékesítenek, gyakran tartanak a HubSpot bevezetésétől, mert két rendszertől és az igazság két változatától félnek. A Parloánál megmutattuk, hogy ez másként is működhet: tesztelt szinkronnal, közös definíciókkal és egy olyan partnerrel, aki hétről hétre gondoskodik a rendszerről, a HubSpot egy összekapcsolt bevételi rendszer marketingoldala lett.

Gyakori kérdések

Használható a HubSpot a marketinghez, ha az értékesítés a Salesforce-ban dolgozik?

Igen. A Parloánál a fő CRM a Salesforce maradt, a HubSpotot pedig marketingplatformként állítottuk be kétirányú szinkronnal. A kapcsolatok, az MQL-státusz és az értékesítés által elfogadott lehetőségek automatikusan áramlottak a rendszerek között.

Hogyan állítható be a HubSpot és a Salesforce szinkronja az éles adatok kockáztatása nélkül?

A Parloánál először egy HubSpot sandboxot kötöttünk össze egy Salesforce sandboxszal, és teszteltük a leadek irányítását. Csak ezután szinkronizáltuk a meglévő kapcsolatokat az éles rendszerbe, és feleltettük meg az olyan értékeket, mint az ország, az iparág és a piac, a Salesforce picklistjeinek.

Mennyi ideig tart a HubSpot bevezetése Salesforce-integrációval?

A Parloánál a HubSpot körülbelül három és fél hónappal a szerződéskötés után élesedett, tesztelt Salesforce-szinkronnal együtt. Ezt folyamatos támogatás követte: MQL-folyamat, lead scoring, double opt-in, riportok és e-mail-sablonok.