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Software de ingeniería estructural
De Pardot a HubSpot en dos meses: la migración de IDEA StatiCa junto a Salesforce
IDEA StatiCa es una empresa de software con sede en Brno que desarrolla software de ingeniería para el diseño estructural y la comprobación normativa de uniones, elementos y detalles de acero y hormigón. Sus clientes son ingenieros de estructuras de todo el mundo, a los que atiende directamente y a través de una red global de distribuidores.
- Cliente
- IDEA StatiCa
- Sector
- Software de ingeniería estructural
- Servicio
- Migración de Pardot a HubSpot
- Estado
- Marketing en HubSpot desde febrero de 2024, consultoría continua
- Tecnología
- HubSpot Marketing HubSalesforcePardot (Account Engagement)
Resumen
IDEA StatiCa, desarrollador de software de ingeniería estructural con sede en Brno, tenía que sustituir Pardot antes de que terminara su contrato. Trasladamos a HubSpot 44 formularios multilingües, las automatizaciones y más de 100.000 contactos, y lo conectamos con Salesforce. Dos meses después de la decisión, todo el marketing funcionaba en HubSpot.
- 44 formularios en hasta 10 idiomas, con asignación de distribuidores y lógica de consentimiento.
- Completion actions de Pardot reconstruidas como workflows, manteniendo el enrutamiento.
- Salesforce siguió siendo el CRM, con una sincronización más completa que la de Pardot.
Cómo funcionaba antes y cómo funciona ahora
- Formularios Form handlers de Pardot Formularios de HubSpot en hasta 10 idiomas
- Lógica de formularios Completion actions de Pardot Workflows de HubSpot, mismos campos
- Emails Plantillas y secuencias de Pardot Plantillas y secuencias de HubSpot
- Sincronización Conexión limitada entre Pardot y Salesforce Campos mapeados, campañas, historial
- CRM Salesforce Salesforce
AntesEl marketing funcionaba en Pardot, con una sincronización limitada con Salesforce y una administración lenta.
AhoraEl marketing funciona en HubSpot, ventas sigue en Salesforce y los datos fluyen entre ambos según un mapeo compartido.
El reto
IDEA StatiCa llevaba tres años usando Pardot (Salesforce Account Engagement) para email y automatización de marketing, con Salesforce como CRM. El equipo comprobó que Pardot no cubría muchos de sus escenarios, que la sincronización con Salesforce era limitada y que el sistema era lento. Decidieron trasladar el marketing a HubSpot y mantener Salesforce para ventas y servicio.
Lo difícil era el plazo. Cuando se firmó el contrato de HubSpot, al de Pardot le quedaban menos de dos meses, vacaciones de invierno incluidas. Todo lo que el equipo de marketing tenía en Pardot debía funcionar en HubSpot antes de esa fecha.
Objetivos del proyecto:
- Sustituir todos los formularios y form handlers de la web, en todas las versiones de idioma, sin perder leads.
- Reconstruir las completion actions, los emails de seguimiento y las secuencias de Pardot como workflows de HubSpot.
- Trasladar los contactos existentes y conectar HubSpot con Salesforce, con el enrutamiento y los campos de los que depende ventas.
- Formar al equipo para que pueda gestionar HubSpot por su cuenta.
Paso a paso
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Entorno de pruebas y diseño de la integración
Antes de la compra abrimos un portal de prueba, lo conectamos a un sandbox de Salesforce mediante un usuario de integración dedicado y recorrimos la lista de escenarios de prueba de IDEA StatiCa. Diseñamos el mapeo de campos y las reglas de inclusión con su administrador de Salesforce, para que la integración siguiera bajo su control después del lanzamiento.
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Reconstrucción de formularios y completion actions
Los formularios de Pardot tenían mucha lógica: selección de país, asignación de distribuidor por país, tipo de licencia, consentimiento y datos de primera y última conversión. Sustituimos 44 formularios y form handlers de la web en hasta 10 idiomas por formularios de HubSpot y reconstruimos las completion actions como workflows que rellenan los mismos campos y mantienen el enrutamiento de propietarios en Salesforce. Lo probamos todo en el entorno de staging de la agencia web antes de cambiar producción.
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Emails, plantillas y landing pages
Configuramos plantillas para emails, formularios y landing pages, y recreamos los emails de seguimiento y las secuencias vinculadas a cada formulario. También configuramos los tipos de suscripción y un centro de preferencias para gestionar el consentimiento.
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Contactos y sincronización con Salesforce
Trasladamos más de 100.000 contactos existentes y, tras una comprobación previa, conectamos HubSpot con Salesforce en producción, con mapeo de campos personalizados, sincronización de campañas, historial de interacciones y una lista de países alineada entre ambos sistemas. Además, construimos un modelo de lead scoring y grading.
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Formación y consultoría continua
Formamos al equipo de marketing en la nueva configuración y seguimos a su lado como partner puntual: reporting, configuración de DNS y email, lead scoring, onboarding de nuevos compañeros, formación en reporting para el equipo internacional, enriquecimiento de datos y talleres sobre buyer intent.
El resultado
Dos meses después de la decisión, IDEA StatiCa tenía todo su marketing en HubSpot, antes de que venciera el contrato de Pardot, y pasó a escenarios de automatización que Pardot no permitía.
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En marcha en 2 mesesDesde la decisión hasta tener todo el marketing en HubSpot.
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44 formulariosSustituidos en hasta 10 idiomas.
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100.000+ contactosTrasladados de Pardot a HubSpot.
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Salesforce sigue como CRMCon una sincronización más completa que la de Pardot.
Gestionaron con gran profesionalidad todo el proceso de migración de Pardot a HubSpot: nos formaron a fondo, nos enseñaron cómo funciona todo y configuraron incluso los aspectos más complejos del sistema. Su profundo conocimiento de la estrategia de marketing en su conjunto contribuyó mucho a optimizar nuestros formularios, procesos de leads y conversiones. Recomiendo totalmente trabajar con Forecom y seguimos contando con ellos para distintas consultorías.
Conclusión
Muchas empresas siguen en Pardot porque su CRM es Salesforce y el cambio les parece arriesgado. IDEA StatiCa demuestra que el marketing puede pasar a HubSpot junto a Salesforce incluso con un plazo muy ajustado, si los formularios, las automatizaciones y la sincronización se mapean con cuidado y se prueban antes de producción. La migración también abrió la puerta a integraciones y automatizaciones que en Pardot eran difíciles de construir.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto dura una migración de Pardot a HubSpot?
IDEA StatiCa tenía todo su marketing funcionando en HubSpot dos meses después de tomar la decisión, antes de que terminara el contrato de Pardot. Ayudó que probáramos la integración con Salesforce en un sandbox antes de la compra y que testeáramos cada formulario en un entorno de staging.
¿Se puede sustituir Pardot por HubSpot y mantener Salesforce como CRM?
Sí. IDEA StatiCa usa HubSpot para marketing y Salesforce para ventas y servicio. Diseñamos la sincronización junto con su administrador de Salesforce, incluido el mapeo de campos, las campañas, el historial de interacciones y una lista de países compartida.
¿Cómo se trasladan las completion actions de Pardot a HubSpot?
Reconstruimos las completion actions como workflows vinculados a cada formulario. En IDEA StatiCa asignan el tipo de licencia, el consentimiento, los datos de conversión y el distribuidor según el país, así que el enrutamiento en Salesforce funciona igual que antes.
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