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Analítica y atribución de marketing
Fusión de dos portales de HubSpot en uno sin interrumpir las ventas
ROIVenue es una plataforma checa de analítica y atribución de marketing. Tras incorporarse al grupo ScanmarQED, seguía usando HubSpot con una suscripción separada de la de su empresa matriz.
- Cliente
- ROIVenue
- Sector
- Analítica y atribución de marketing
- Servicio
- Fusión de portales de HubSpot
- Equipos
- Ventas, marketing, producto
- Plazo de entrega
- Aproximadamente 1,5 semanas
- Estado
- Completado en noviembre de 2023
- Tecnología
- HubSpot
Resumen
Tras incorporarse al grupo ScanmarQED, ROIVenue tenía que pasar al HubSpot de su empresa matriz antes de que terminara su propia suscripción. En aproximadamente semana y media trasladamos datos, formularios, workflows y pipelines, y el equipo cambió de portal de un día para otro sin interrupciones.
- Auditoría del portal de origen y mapeo aprobado por el cliente.
- Una propiedad de propietario del activo mantiene separados los datos de ambas empresas.
- Nuevos códigos de inserción de formularios y tokens para la integración del producto.
Cómo funcionaba antes y cómo funciona ahora
- Portales Dos HubSpots separados Un HubSpot compartido
- Datos Repartidos en dos portales Propietario del activo en cada objeto
- Workflows En el portal de origen Migrados con nuevos activadores
- Producto Conectado al portal antiguo Nuevos tokens y códigos de formularios
AntesLas dos empresas trabajaban en dos portales de HubSpot separados.
AhoraEl equipo trabaja en un único portal compartido y los datos de ambas empresas siguen siendo distinguibles.
El reto
ROIVenue tenía que pasar al HubSpot de su empresa matriz antes de que terminara su propia suscripción, lo que dejaba menos de dos semanas. Ambos portales se usaban a diario, el producto de ROIVenue también utilizaba datos de HubSpot y el equipo no podía permitirse ninguna pausa en ventas ni en marketing.
Objetivos del proyecto:
- Trasladar contactos y empresas con su historial, de forma que quede claro qué datos pertenecen a cada empresa.
- Trasladar los negocios y ambos pipelines y encajarlos en la estructura y las etapas del ciclo de vida de la empresa matriz.
- Trasladar workflows y formularios sin que pierdan su función.
- Que el equipo siguiera trabajando en el portal antiguo hasta el último día.
Paso a paso
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Auditoría y mapeo del portal de origen
Auditamos el portal de ROIVenue y mapeamos unas 250 propiedades, los formularios activos, los workflows y los pipelines de negocios, cada uno en una hoja que el cliente aprobó antes de mover nada.
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Primero la estructura de datos, después los registros
Creamos la estructura de datos en el portal de destino y después migramos contactos, empresas, negocios y formularios con los valores de sus propiedades. Los propietarios se reasignaron a usuarios del portal de destino.
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Reglas para mantener los datos separados
Una nueva propiedad "asset owner" marca cada formulario, contacto, empresa y negocio de ROIVenue, y los workflows migrados la usan en sus activadores. Los negocios se clasificaron según las reglas del cliente: los negocios activos pasaron al pipeline de ventas en la etapa correcta y los leads en fase temprana se quedaron como contactos con la etapa del ciclo de vida adecuada.
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Workflows, formularios e integración del producto
Reconstruimos los workflows y chatflows en el portal de destino y preparamos nuevos códigos de inserción de formularios y tokens de HubSpot para el equipo de IT y producto de ROIVenue, incluida una reunión sobre los IDs que cambiaban en la integración del producto.
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El cambio
El equipo usó su HubSpot original hasta el último día antes de la migración y desde el día siguiente trabajó en el portal compartido.
El resultado
ROIVenue pasó a un HubSpot compartido antes de que caducara su suscripción, con los datos, las automatizaciones y los pipelines intactos y sin interrumpir el trabajo del equipo.
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De 2 portales a 1Un HubSpot compartido para ambas empresas.
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Unas 250 propiedadesMapeadas y migradas.
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Aproximadamente 1,5 semanasDesde el inicio hasta el cambio.
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Cambio en un díaSin impacto en el trabajo diario.
Trabajamos con Forecom para migrar 2 HubSpots a una sola cuenta que conservara la funcionalidad de ambos. La colaboración fue muy cómoda, porque propusieron su propia solución y la ejecutaron dentro de plazos (ajustados), teniendo en cuenta nuestros procesos ya establecidos. Garantizaron una transición fluida: los miembros del equipo pudieron usar sus HubSpots actuales con normalidad hasta el último día antes de la migración y, desde el día siguiente, empezaron a trabajar en un HubSpot común sin ningún impacto negativo en su forma de trabajar. Quedamos muy satisfechos con su trabajo y recomendamos colaborar con ellos.
Conclusión
Tras una adquisición, a menudo dos portales de HubSpot tienen que convertirse en uno con poco margen de tiempo. ROIVenue demuestra que, con una auditoría cuidadosa, un mapeo aprobado por el cliente y reglas claras para distinguir los datos, el cambio puede hacerse de un día para otro.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se fusionan dos portales de HubSpot en uno?
Para ROIVenue primero mapeamos las propiedades, formularios, workflows y pipelines del portal de origen y el cliente aprobó el mapeo. Después creamos la estructura en el portal de destino y migramos los registros con los valores de sus propiedades.
¿Cómo se mantienen separados los datos de dos empresas en un mismo HubSpot?
Para ROIVenue introdujimos una propiedad de propietario del activo en formularios, contactos, empresas y negocios. Los workflows migrados la usan en sus activadores, así que los datos se mantienen separados.
¿Cuánto tarda una migración entre portales de HubSpot?
A ROIVenue le quedaban menos de dos semanas antes de que terminara su suscripción. La migración llevó aproximadamente semana y media y el equipo pasó al nuevo portal de un día para otro.
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