Většina rostoucích firem se dříve či později dostane do bodu, kdy jim jejich stávající firemní software přestane kapacitně a funkčně stačit. Systém, který byl na začátku vybrán pro sjednocení dat a zefektivnění práce, se postupně stává překážkou. Uživatelé musí obcházet jeho limity, vznikají paralelní evidence v tabulkách a část klíčové agendy se vrací zpět do e-mailových schránek.
Důvod je poměrně prostý. Krabicová řešení (SaaS) jsou z podstaty vyvíjena tak, aby vyhovovala co nejširšímu spektru klientů. Jakmile se ale vaše firemní procesy stanou specifičtějšími a váš obchodní model složitějším, zjistíte, že se musíte začít přizpůsobovat vy softwaru, nikoliv software vám.
Dnes se ale situace na trhu firemních softwarů zásadně mění. Díky nástupu pokročilých low-code a no-code platforem ve spojení s umělou inteligencí se vývoj vlastního CRM stal mnohem dostupnější a flexibilnější alternativou. Z projektu vyhrazeného pro obří korporace se custom build systémy přesunuly do hledáčku středních i menších firem. Co ale v dnešní době pojem „systém na míru“ reálně znamená a z jakých možností mohou firmy aktuálně vybírat?
Pojem „CRM na míru“ dnes už totiž automaticky neznamená, že si najmete tým vývojářů, který začne psát celý kód od absolutní nuly. Trh firemního softwaru se rozvrstvil a aktuálně nabízí tři zcela odlišné technologické přístupy. Pro správné rozhodnutí je klíčové pochopit rozdíly mezi nimi.
Mezi typické zástupce patří zavedené platformy jako HubSpot, Pipedrive nebo Salesforce. Jde o hotové, uzavřené produkty. Systém je již kompletně naprogramovaný a uživatel si ho může do jisté míry vizuálně a funkčně přizpůsobit. Typicky se jedná o přidávání vlastních datových polí, úpravu obchodních pipeline a nastavení základních automatizačních pravidel. Vnitřní architektura a datový model jsou však pevně dané poskytovatelem a nelze z nich vybočit. Tento přístup je ideální pro firmy se standardním, přímočarým obchodním procesem.
Toto je aktuálně nejdynamičtěji rostoucí kategorie, která zpřístupnila vývoj na míru širšímu trhu. Systém se nestaví psaním klasického programovacího kódu, ale vzniká nad vlastní, na míru navrženou databází pomocí vizuálních bloků na platformách jako je Make, Bubble, Retool nebo Softr. Vývojový tým v tomto případě nemusí řešit základní infrastrukturu, pronájem serverů ani bezpečnostní protokoly, protože tyto prvky zajišťuje samotná platforma.
Může se tak soustředit výhradně na modelování specifické logiky vašeho byznysu. Zásadní roli zde dnes hraje i umělá inteligence, která pomáhá generovat složitější datové vazby a píše specifické skripty tam, kde vizuální rozhraní platformy nestačí. Vývojový cyklus se díky tomu radikálně zkracuje.
Jedná se o klasický vývoj od samého základu za použití tradičních programovacích jazyků. Firma v tomto případě vlastní kompletní zdrojový kód, využívá dedikované servery a proprietární databázová řešení. Tento přístup poskytuje absolutní technologickou volnost, ovšem vyžaduje násobné investice do prvotního vývoje i následné údržby. V praxi se volí především u robustních aplikací, které zpracovávají extrémní objemy dat, vyžadují specifické hardwarové integrace nebo podléhají těm nejpřísnějším bezpečnostním prověrkám.
Rozdíl mezi krabicovým řešením a custom buildem (zejména tím postaveným na low-code platformách) je nejlépe vidět na samotné architektuře. Stavba probíhá ve třech provázaných vrstvách.
U hotových CRM systémů máte k dispozici předdefinované objekty – většinou jde o Firmu, Kontakt a Příležitost. Custom build začíná tím, že se databáze definuje přesně podle vašeho oboru. Pokud provozujete agenturu, vaše základní objekty budou Rozpočet, Sazba, Kampaň a Alokace. Software se nesnaží napasovat váš byznys do univerzální šablony, ale od prvního dne strukturuje data tak, jak s nimi reálně pracujete.
Zatímco SaaS systémy skvěle zvládají lineární prodej (kontakt → schůzka → nabídka → podpis), custom build umožňuje pokrýt složitější cykly. Jakmile obchodník uzavře smlouvu, systém může automaticky založit projektovou složku, vygenerovat úkoly pro realizační tým a odeslat data do účetního softwaru pro vystavení zálohové faktury.
Nad jednou centrální databází se v custom buildu dají postavit různé aplikace pro různé uživatele. Obchodní zástupce na telefonu potřebuje jen jednoduchý seznam schůzek a tlačítko pro rychlé zadání poznámky. Back-office pracovník naopak ocení na monitoru složitou tabulku s desítkami filtrů a možností schvalovat dokumenty.
Moderní custom CRM nefunguje jako izolovaná jednotka. Jedním z hlavních důvodů, proč firmy přecházejí na vlastní vývoj, je nutnost plynule komunikovat s okolním softwarovým světem. U krabicových řešení bývají integrace s lokálními účetními systémy nebo specifickými podnikovými programy často omezené, případně vyžadují nákup drahých rozšiřujících modulů.
Vlastní systém se naopak navrhuje jako centrální uzel. Prostřednictvím API rozhraní dokáže automaticky předávat informace dalším nástrojům v reálném čase:
Častou obavou při úvahách o vlastním softwaru je představa ročního vývoje, na jehož konci vznikne složitý produkt, se kterým zaměstnanci nechtějí pracovat. V současnosti se proto aplikuje zcela odlišný přístup.
Klíčovým konceptem je práce s takzvaným MVP (Minimum Viable Product – minimální životaschopný produkt). Nestaví se ihned celý robustní systém, který by měl teoreticky pokrýt sto procent firemních operací. Samotný proces se dělí do tří logických fází:
Custom CRM tak vlastně není nikdy definitivně hotový projekt. Funguje jako nástroj, který se plynule vyvíjí a adaptuje na to, jak firma postupně roste.
Přechod z krabicového řešení na vlastní systém přináší pro fungování podniku zásadní výhody, ale vyžaduje také mnohem větší interní disciplínu.
Custom build je mimořádně výkonný nástroj, ale není to univerzální odpověď pro každou firmu. Jeho pořízení dává technologický i ekonomický smysl v momentě, kdy váš obchodní model plynule přechází z prodeje do složitější realizace a potřebujete mít celou osu zakázky pod kontrolou na jednom místě. Stejně tak je vhodný pro společnosti s nestandardními prodejními kanály, které nelze nasimulovat v klasickém trychtýři běžných aplikací.
Naopak, pokud váš byznys stojí na rychlém, přímočarém prodeji, firemní procesy se často dynamicky mění a nemáte kapacity na to, abyste se aktivně podíleli na řízení vývoje, zůstávají etablovaná SaaS CRM tou nejspolehlivější a nejbezpečnější volbou. Rozhodnutí by tedy v první řadě nemělo vycházet z technologických trendů, ale z racionální analýzy toho, v jakých oblastech vás stávající softwarové limity reálně brzdí.
Narážíte ve firmě na technologický strop svého současného softwaru a procesy drží pohromadě jen díky odděleným tabulkám?
V rámci našich implementačních služeb se specializujeme na analýzu firemních procesů a stavbu CRM systémů, které přesně zrcadlí realitu vašeho byznysu. Pomůžeme vám objektivně zhodnotit, zda je custom build tou správnou cestou i pro vaši společnost, a navrhneme architekturu, která se plně přizpůsobí vám, nikoliv naopak.
Sjednejte si nezávaznou konzultaci a pojďme zefektivnit vaše procesy